Omfattning

Detta hjälpavsnitt kommer gå igenom hur du initierar och genomför en elektronisk signering i systemet. Elektronisk signering är ett effektivt verktyg för att underlätta och skära ned på ledtiden vid signering av dokument och avtal. 

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

  1. Elektronisk signering måste vara aktiverad för er licens (Detta är en tilläggstjänst som inte ingår i grundutbudet.)
  2. Du måste vara inloggad i e-Avrop med rättigheten avtalsadministratör

Innehållsförteckning

Skapa en generell dokumensigneringsbegäran 

e-Signering vid kontraktstilldelning

Hantering av elektronisk signeringar

Dina väntande signeringar

Globala inställningar

Skapa en generell dokumentsigneringsbegäran

1. För att genomföra en generell dokumentsignering så måste du först ha ett upphandlingsprojekt med dokument i. (Se denna guide för instruktioner för hur du skapar ett upphandlingsprojekt)

Du hittar dina projekt genom att välja meny valet Arbete med - Upphandlingsprojekt ifrån Mina sidor. Väl där presenteras du av en lista med dina pågående upphandlingsprojekt. (Se denna guide om projektlistan om du vill läsa mer)

2. När du valt ett projekt så går du till Visa - Dokument ifrån menyn till vänster i projektet. 

3a. Väl där kan du välja de dokument som du vill signera det gör du genom att klicka i i bockrutan till höger på de dokument som du vill signera

När du valt ett eller flera dokument så blir knappen Signera klickbar.

Klicka på den för att skapa en elektronisk signeringbegäran.

(Det går även att göra samma i fliken Rapporter. För att t.ex. signera Öppningsprotokoll)

 
   

3b. Alternativt så kan du klicka på fliken Signeringar.
Då kommer du till en sida som ger dig en översikt över pågående signeringar i det aktuella projektet. 
Listan ärr tom om det inte har skapats några signeringsbegärningar.


Du kan även ifrån den här sidan här sidanskapa en signeringsbegäran genom att klicka på knappen  Skapa signering

   

4. När ni klickat på Signera öppnas denna ruta.

Härifrån kan ni göra alla inställningar som behövs för en elektronisk signering.

  • A. Som att lägga till signatörer
  • B. Ange en titel
  • C. Ange/ändra instruktionerna för signatörerna
  • D. Lägga till dokument 
  • E. Ange hur länge signeringen ska vara öppen. (Sista signeringsdatum)
    Om ni väljer Ingen sista signerinsdag, så kommer länken vara giltig i 3 månader. 
  • F. Eventuellt namn på signatursfilen, (Om fältet lämnas tomt så blir titeln filensnamn)

 

Det första ni bör göra är att lägga till en signatör. Det gör ni genom att klicka på knappen Lägg till signatör

 

   

5. Härifrån kan du dels lägga till mottagare ifrån Projektmedlemmar samt Anbudsgivare genom fönsterlisten Grupp. Detta gör du genom att boka i rutan till vänster om mottagarens namn. Om du vill kräva signatur av firmatecknare ifrån mottagare i Grupp listan så bockar du i rutan under  lås ikonen.
Det går även utmärkt att Lägga till signatörer manuellt, genom att fylla i formuläret Lägg till signatör manuellt. Om du aktiverar Kräv signering av firmatecknare så blir du även ombedd att fylla i org. nr. 

Längst ned så får du en bekräftelse av dem valda signatörerna, och om det är mer än en signatör, så får du även möjligheten att ändra signeringsordning genom att använda  upp och  ned pilarna till höger om varje mottagare. 

Varje efterkommande grupp kommer inte bli inbjudna försen gruppen innan har signerat. 

För att ta bort eller redigera en mottagare i listan klickar du på  papperskorgen eller  pennan respektive.

För att bekräfta ditt val och lägga till dem till utskicket trycker du på spara.

   

 

6. När samtliga fält är ifyllda kan ni skicka iväg signeringsbegäran genom att klicka på skicka.

Då kommer det gå iväg ett mejl till de mottagare enligt dem inställningar som du gjort i steg 5 

Tillbaka till innehållsförteckningen


Elektronisk signering vid kontraktstilldelning

Det går även att nyttja elektronisk signering vid kontraktstilldelning för undertecknande avtal. 

Detta gör ni ifrån steget kontraktstilldelning i upphandlingsprojektet

 

1. Det första du  behöver göra är att välja de dem grupper som du vill kontraktstilldela. Det gör du genom att kryssa i rutorna till höger för respektive grupp. 

När ni gjort ert val klicka er vidare till nästa steg med knappen nästa nede till höger.

   
 2. I steg 2, kan ni klicka på redigeringsknappen, för varje enskild anbudsgivare för att redigera varje mottagaren utskick för sig. 
   

 3. I redigerings rutan klickar ni i kryssrutan Digital signering för att aktivera elektronisk signering för det det enskilda utskicket. Då öppnas möjligheten att lägga till Lägga till signatör. ange Sista signeringsdag 
   

4. I dialog rutan Lägg till signatör kan ni välja mottagare från Projektmedlemmar eller den valda leverantören.

Ni kan även lägga in mottagare manuellt. 

Begära signatur av firmatecknare eller person med fullmakt med hjälp av  lås ikonen.

Samt om ni har fler än en mottagare dela in dem i en eller flera grupper om ni vill ha en signeringsordning.

Signatörer i Grupp 2 kommer inte att meddelas försen Grupp 1 är klar osv. 



5. När ni har bifogat dem filerna som ni vill ha med och lagt till dem sigantörer ni vill ha så trycker ni på spara. 

6. När ni redigerat samtliga mottagare i den valda kontraktstilldelningen så kan ni skicka iväg dem med knappen skicka nere till höger. 

7. Ifrån fliken Tilldelade kontrakt kan ni se utskick som gått iväg samt statusen på utomstående e-signeringar. 

Detta gör ni genom att klicka på förstoringsglaset på det utskick ni vill granska. 

Ni kan även se statusen signeringen ifrån Dokument - Signeringar

 

 

Ni kan byta mellan mottagare med hjälp av fönsterlisten Anbudsgivare

Om ni valt digital signering kan ni härifrån se statusen på signering.

 Grå = ej skickad

 Gul = skickad, ej signering

Grön  = signerad

Tillbaka till innehållsförteckningen

Hantering av e-signeringar

Ni kan se statusen och hantera elektronisk signering i ett projekt ifrån fliken Signeringar under meny valet Dokument.

Ifrån denna sida kan ni se samtliga elektronisk signeringsbegärningar ni gjort i ett projekt oavsett vilken plats ni skapat begäran ifrån. 

Ni kan sortera på status genom fönsterlisten Signeringsstatus

Kolumnerna i listan

Typ - Indikerar vilken typ av signering det rör sig om. 
Dokument - Dokumenten som skickades med signeringsbegäran. Ni kan inspektera dokumenten genom att klicka på namnet på bilagan för att ladda ned dem.
Signatörer - Signatörer i den aktuella signeringsbegäran samt deras status. 
 Grå - Ingen signeringsbegäran skickad.
 Gul - Signering skickad, men ännu ej signerad
 Grön - Signerad
Status - Visar statusen på den aktuella signeringen
  - Skapad, ej skickad
  - Skickad, väntar på signering
  - Signerad
  - Avbruten 
Resutat - Här presenteras resultatet av signering när samtliga signatörer är klara. Ni kan ladda ned filen genom att klicka på  ladda ned ikonen 
Skapad - Visar datumet då signeringsbegäran skapades
Sista signeringsdag - Visar sista signeringsdag som angavs för signeringen.

Ikoner:
 Kopiera - Skapar en kopia av den valda signeringen som ni kan redigera innan ni gör utskicket på nytt. Som t.ex. lägga till bilagor eller signatörer alternativt förlänga signeringstiden.
 Påminn -  Skickar en påminnelse till personer som ni inväntar signering ifrån på den aktuella signeringsbegäran. 
 Avbryt -  Avbryter signeringen, det går då iväg ett meddelande om att den är avbruten till signatörer. Samt tidigare utskickade länkar i den aktuella begäran blir inaktiva och obrukbara. 

Tillbaka till innehållsförteckningen

 

Väntande signeringar

Du finner dina egna väntande signeringer direkt ifrån Mina sidor, under rubriken Väntande signeringer.

Om statusen är Redo för signering, så kan ni redan härifrån klicka på Redo för signering för att komma direkt till Signeringssidan.
Ni kan även om ni vill granska dokumenten som ska signeras genom att klicka på dokumentnamnen
Klickar ni istället på upphandlingsnamn så kommer ni till annons för projektet. Därifrån kan ni klicka på Redigera Projekt om det är ett av era för att komma till projektet. 

 

Globala inställningar

Vi har lagt till en flik i System administration där ni kan redigera standard meddelanden som används i samband med e-signering. 

Detta gör ni ifårn flikarna Kontraktstilldelning samt e-Signering respektive.

Under fliken Kontraktstilldelning hittar ni alternativet 

Instruktion i kontraktstilldelning (elektronisk signering)

Under fliken e-Signering finner ni alternativet 

Instruktioner vid elektronisk signering (redigerbar vid utsick)

Tillbaka till innehållsförteckningen