Omfattning

I det här hjälpavsnittet kommer vi att gå igenom hur du initierar och genomför en elektronisk signering i e-Avrop. Elektronisk signering är ett kraftfullt verktyg som effektiviserar processen och minskar ledtiden för att signera dokument och avtal.

Förutsättningar

För att kunna använda elektronisk signering i e-Avrop måste följande kriterier vara uppfyllda:

  • Elektronisk signering måste vara aktiverad på er licens. Observera att detta är en tilläggstjänst som inte ingår i grundutbudet.

  • Du måste vara inloggad med behörigheten avtalsadministratör.

Innehållsförteckning

Skapa en generell dokumensigneringsbegäran 

e-Signering vid kontraktstilldelning

Hantering av elektronisk signeringar

Dina väntande signeringar

Globala inställningar

Skapa en generell dokumentsigneringsbegäran

1. För att initiera en generell dokument-signering, börja med att ha ett upphandlingsprojekt med dokument. (Se denna guide för instruktioner för hur du skapar ett upphandlingsprojekt)

Du hittar dina projekt genom att välja meny valet Arbete med - Upphandlingsprojekt ifrån Mina sidor. Väl där presenteras du av en lista med dina pågående upphandlingsprojekt. (Se denna guide om projektlistan om du vill läsa mer)

2. Välj ett projekt och gå till 'Visa - Dokument' från menyn till vänster i projektet.

3a.Välj de dokument du vill signera genom att markera kryssrutan till höger om varje dokument.

När du valt ett eller flera dokument så blir knappen Signera klickbar.

Klicka på den för att skapa en elektronisk signeringbegäran.

(Det går även att göra samma i fliken Rapporter. För att t.ex. signera Öppningsprotokoll)

 
   

3b. Alternativt så kan du klicka på fliken Signeringar.
Då kommer du till en sida som ger dig en översikt över pågående signeringar i det aktuella projektet. 
Listan ärr tom om det inte har skapats några signeringsbegärningar.


Du kan även ifrån den här sidan här sidanskapa en signeringsbegäran genom att klicka på knappen  Skapa signering
   

4. När dokument är valda blir knappen 'Signera' aktiverad. Klicka på den för att skapa en elektronisk signeringsbegäran.

Härifrån kan ni göra alla inställningar som behövs för en elektronisk signering.

  • A. Som att lägga till signatörer
  • B. Ange en titel
  • C. Ange/ändra instruktionerna för signatörerna
  • D. Lägga till dokument 
  • E. Ange hur länge signeringen ska vara öppen. (Sista signeringsdatum)
    Om ni väljer Ingen sista signerinsdag, så kommer länken vara giltig i 3 månader. 
  • F. Eventuellt namn på signatursfilen, (Om fältet lämnas tomt så blir titeln filensnamn)

 

Det första ni bör göra är att lägga till en signatör. Det gör ni genom att klicka på knappen Lägg till signatör

 
   

5. Härifrån kan du dels lägga till mottagare ifrån Projektmedlemmar samt Anbudsgivare genom fönsterlisten Grupp. Detta gör du genom att boka i rutan till vänster om mottagarens namn. Om du vill kräva signatur av firmatecknare ifrån mottagare i Grupp listan så bockar du i rutan under  lås ikonen.
Det går även utmärkt att Lägga till signatörer manuellt, genom att fylla i formuläret Lägg till signatör manuellt. Om du aktiverar Kräv signering av firmatecknare så blir du även ombedd att fylla i org. nr. 

Längst ned så får du en bekräftelse av dem valda signatörerna, och om det är mer än en signatör, så får du även möjligheten att ändra signeringsordning genom att använda  upp och  ned pilarna till höger om varje mottagare. 

Här finns även möjligheten att välja signeringsmetod, ni kan välja mellan BankID, eID, Klick samt Rita.

BankID
En säker signeringsmetod som uppfyller som uppfyller kraven enligt artikel 26 i eIDAS-förordningen. Kräver att mottagaren identifierar sig och signerar med Mobilt BankID

eID
En säker signeringsmetod som uppfyller som uppfyller kraven enligt artikel 26 i eIDAS-förordningen. Kräver att mottagaren identifierar sig och signerar med antingen Finskt eID, Norskt BankID alternativt Svenskt BankID. Mottagaren väljer själv det alternativ som är tillämpligt.

Rita
En signeringsmetod som enbart kräver att mottagaren har åtkomst till den länk som skickas ut vid signeringsbegäran. Ingen vidare krav på att mottagaren identifierar sig innan signering. Signeringen genomförs genom att signatören ritar sin signatur på skärmen.

Klick
En signeringsmetod som enbart kräver att mottagaren har åtkomst till den länk som skickas ut vid signeringsbegäran. Ingen vidare krav på att mottagaren identifierar sig innan signering. Signeringen genomförs genom ett knapptryck på webbsidan.


Ovan information finns även tillgänlig från informationsrutan vid signeringsmetod.

Varje efterkommande grupp kommer inte bli inbjudna försen gruppen innan har signerat. 

För att ta bort eller redigera en mottagare i listan klickar du på  papperskorgen eller  pennan respektive.

För att bekräfta ditt val och lägga till dem till utskicket trycker du på spara.
   

6. När samtliga fält är ifyllda kan ni skicka iväg signeringsbegäran genom att klicka på skicka.

Då kommer det gå iväg ett mejl till de mottagare enligt dem inställningar som du gjort i steg 5 

Tillbaka till innehållsförteckningen


Elektronisk signering vid kontraktssignering

I den här sektionen går vi igenom hur du använder elektronisk signering vid kontraktssignering inom ramen för ditt upphandlingsprojekt. Elektronisk signering effektiviserar processen för undertecknande av avtal och bidrar till en snabbare och säkrare dokumenthantering.

 

1. Välj Grupper för Kontraktstilldelning: Börja med att välja de grupper du önskar kontraktstilldela. Detta görs genom att markera i rutorna till höger för varje grupp i steget för kontraktstilldelning. När detta är gjort, navigera vidare genom att klicka på 'nästa'-knappen nere till höger.
   
 2. Redigera Utskick för Anbudsgivare: För varje anbudsgivare kan du klicka på redigeringsknappen för att göra individuella justeringar på utskicken. 
   

 3.Aktivera Elektronisk Signering: I redigeringsrutan, aktivera elektronisk signering genom att markera kryssrutan 'Digital Signering'. Här öppnas möjligheten att lägga till signatörer och ange sista signeringsdag.
   

4. Lägg till Signatörer: Du kan välja signatörer från projektmedlemmar eller den valda leverantören, alternativt lägga till mottagare manuellt. Om du behöver, ange också om signatur från firmatecknare eller person med fullmakt krävs. 

5. Bekräfta och Spara: När du har bifogat nödvändiga filer och lagt till önskade signatörer, spara din inställning genom att klicka på 'spara'.

6. Skicka Utskick: När alla justeringar är gjorda för samtliga mottagare, skicka iväg utskicken genom att använda 'skicka'-knappen nere till höger.

7. Övervaka Status: Du kan övervaka statusen på dina e-signeringar från fliken 'Tilldelade kontrakt' eller under 'Dokument - Signeringar', där du kan granska detaljerade statusuppdateringar för varje signeringsbegäran.

Detta gör ni genom att klicka på förstoringsglaset på det utskick ni vill granska. 

Ni kan även se statusen signeringen ifrån Dokument - Signeringar

 

 

Ni kan byta mellan mottagare med hjälp av fönsterlisten Anbudsgivare

Om ni valt digital signering kan ni härifrån se statusen på signering.

 Grå = ej skickad

 Gul = skickad, ej signering

Grön  = signerad

Tillbaka till innehållsförteckningen

Hantering av e-signeringar

Ni kan se statusen och hantera elektronisk signering i ett projekt ifrån fliken Signeringar under meny valet Dokument.

Ifrån denna sida kan ni se samtliga elektronisk signeringsbegärningar ni gjort i ett projekt oavsett vilken plats ni skapat begäran ifrån. 

Ni kan sortera på status genom fönsterlisten Signeringsstatus

Kolumnerna i listan

Typ - Indikerar vilken typ av signering det rör sig om. 
Dokument - Dokumenten som skickades med signeringsbegäran. Ni kan inspektera dokumenten genom att klicka på namnet på bilagan för att ladda ned dem.
Signatörer - Signatörer i den aktuella signeringsbegäran samt deras status. 
 Grå - Ingen signeringsbegäran skickad.
 Gul - Signering skickad, men ännu ej signerad
 Grön - Signerad
Status - Visar statusen på den aktuella signeringen
  - Skapad, ej skickad
  - Skickad, väntar på signering
  - Signerad
  - Avbruten 
Resutat - Här presenteras resultatet av signering när samtliga signatörer är klara. Ni kan ladda ned filen genom att klicka på  ladda ned ikonen 
Skapad - Visar datumet då signeringsbegäran skapades
Sista signeringsdag - Visar sista signeringsdag som angavs för signeringen.

Ikoner:
 Kopiera - Skapar en kopia av den valda signeringen som ni kan redigera innan ni gör utskicket på nytt. Som t.ex. lägga till bilagor eller signatörer alternativt förlänga signeringstiden.
 Påminn -  Skickar en påminnelse till personer som ni inväntar signering ifrån på den aktuella signeringsbegäran. 
 Avbryt -  Avbryter signeringen, det går då iväg ett meddelande om att den är avbruten till signatörer. Samt tidigare utskickade länkar i den aktuella begäran blir inaktiva och obrukbara. 

Tillbaka till innehållsförteckningen

 

Väntande signeringar

Du finner dina egna väntande signeringer direkt ifrån Mina sidor, under rubriken Väntande signeringer.

Om statusen är Redo för signering, så kan ni redan härifrån klicka på Redo för signering för att komma direkt till Signeringssidan.
Ni kan även om ni vill granska dokumenten som ska signeras genom att klicka på dokumentnamnen
Klickar ni istället på upphandlingsnamn så kommer ni till annons för projektet. Därifrån kan ni klicka på Redigera Projekt om det är ett av era för att komma till projektet. 

 

Globala inställningar

Vi har lagt till en flik i System administration där ni kan redigera standard meddelanden som används i samband med e-signering. 

Detta gör ni i från flikarna Kontraktssignering samt e-Signering respektive.

Under fliken Kontraktstilldelning hittar ni alternativet 

Instruktion i kontraktssignering (elektronisk signering)

Under fliken e-Signering finner ni alternativet 

Instruktioner vid elektronisk signering (redigerbar vid utsick)

Tillbaka till innehållsförteckningen