Omfattning
Avsnittet beskriver alla aspekter för hur elektroniska anbud fungerar i en upphandling.
Innehåll
Förutsättningar
Nedanstående gäller under följande förutsättningar:
1. Du måste ha ett konto på e-Avrop
2. Du måste vara inloggad i e-Avrop upphandlingsstöd
3. Du måste ha tilldelats rättigheten Upphandlare din administratör i e-Avrop
Aktivera funktionen
Funktionen kan användas om du väljer att annonsera i ett upphandlingsprojekt.
I ett upphandlingsprojekt bestämmer du hur anbudsinlämningen ska hanteras i projektets grunduppgifter.
Markera alternativet Online i systemet i avsnittet Anbudsinlämning under fliken Inställningar i projektets grunduppgifter för att aktivera elektronisk anbudsinlämning.
I ett upphandlingsprojekt kan upphandlingen innehålla ett webbaserat frågeformulär Svarsbilaga skakrav och/eller, Svarsbilaga utvärdering.
Markera alternativet Online i systemet i avsnittet Utvärdering under fliken Inställningar i projektets grunduppgifter för att aktivera webbaserade frågeformulär.
- Online i systemet innehåller ett webbaserade frågeformulär. När det är besvarat har leverantören lämnat sitt anbud.
- Egen utvärderingsmodell innebär att dem webbaserade frågeformulären inte kommer att användas för anbudslämning.
- Anbudsgivare tillåts bifoga varlfria filer öppnar upp för möjligheten att som leverantör bifoga filer utöver dem som efterfrågas specifikt i Webbformulären.
Ovanstående gäller under förutsättning att Utvärdering är satt till Online i systemet i upphandlingens grunduppgifter. Alternativt att man valt att tillåta leverantörer att bifoga valfria filer. Annars sker anbudslämning per post utanför systemet.
Hur anbud lämnas
När elektronisk anbudsinlämning aktiverats kan anbudet lämnas av leverantören direkt i upphandlingens annons på Internet.
Leverantören klickar på Lämna anbud och får då upp nedanstående formulär. Formuläret är indelat i tre delar. 1. Inloggning, 2. Besvara/Lägg till filer och i steg 3 Generera inlämningsbevis
Exempel på leverantörens sida för anbudsinlämning
Leverantörens Steg 1/3 Inloggning
Leverantören loggar in med sitt användarnamn och lösenord för att aktivera anbudsinlämningen
Leverantörens Steg 2/3 Bearbeta anbudet
Leverantören besvarar upphandlingens webbaserade frågeformulär samt lägger till sina anbudsfiler
Leverantörens Steg 3/3 Skicka anbudet
I detta steg skickas anbudet och leverantören få ett inlämningsbevis i form av en PDF. Leverantören kan ångra sitt anbud eller radera och lägga ett nytt anbud t.o.m. sista anbudsdagen.
Inställningar för e-Anbud
Anbud som lämnats elektroniskt krypteras alltid vid inlämningen. För att kunna öppna anbudet måste låset och nyckel för krypteringen vara känd.
En anbudsgivare får alltid ut ett inlämningsbevis innan inlämningen avslutas. På detta inlämningsbevis står låset och nyckeln som behövs för att anbudet ska gå att öppna.
Administratörer i e-Avrop kan ställa in hur låset och nyckel ska hanteras. Under menyn Våra uppgifter, klicka på Systemadministration och gå till fliken E-Anbud. Om det första alternativet markerats, Med krav på lås och nyckel, måste leverantören skicka in inlämningsbeviset. Upphandlaren kan då skriva in låset och nyckeln som står på inlämningsbeviset och öppna anbudet. Om inlämningsbeviset inte inkommer kan anbudet inte öppnas.
Om det andra alternativet markerats, Utan krav på lås och nyckel, ser e-Avrop till att anbudet kan öppnas efter sista anbudsdag. Detta alternativ gör att låset och nyckeln inte behövs för att anbudet ska gå att öppna.
Inställningar för e-Anbud. Administratörsfunktion
Det finns inget som hindrar en kombination av ett krav på att skicka in ett underskrivet inlämningsbevis kombinerat med alternativet Utan krav på lås och nyckel.
Låset och nyckeln säkerställer att anbudet inte kan öppnas av obehöriga. Ett underskrivet inlämningsbevis är ett underskrivet elektroniskt anbud där en riktig namnteckning ersätter lösningar med installerade certifikat vilket gör det betydligt enklare för leverantören.
Texten för de valda alternativet visas extra tydligt för leverantören dels vid anbudsinlämning dels på inlämningsbeviset under rubriken underskrift.
Regler
En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att:
- Sista anbudsdag ej passerat
- Leverantören är registrerad och inloggad på e-Avrop
- Leverantören är prenumerant på upphandlingsdokumentet
Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att:
- Sista anbudsdag ej passerat
- Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades
En upphandlare kan öppna leverantörens anbud förutsatt att:
- Sista anbudsdag har passerat
- Upphandlaren är registrerad och inloggad på e-Avrop
- Upphandlaren är registrerad som upphandlare på den enhet som publicerat upphandlingsdokumentet
- Upphandlaren har tillgång till informationen i inlämningsbeviset om systemet är konfigurerat för inlämning med krav på lås och nyckel
Skydd
Kryptering
Ditt anbud skyddas genom kryptering med en krypteringsalgoritm kallad Rijndael. Rijndael är officiell amerikansk standard under namnet Advanced Encryption Standard (AES). Rijndael utropades den 2 oktober 2000 som segrare i en världsomfattande tävling anordnad av USAs handelsdepartement.
Rijndael är en symmetrisk krypteringsalgoritm utvecklad av två belgare, Joan Daemen och Vincent Rijmen. För mer info se Wikipedia.
Validering
För varje anbudsfil beräknas dess signatur med hjälp av MD5 (Message-Digest algorithm 5) som är en kryptografisk hashfunktion som skapar en 128 bitar stor kontrollsumma av valfri data. Detta gör det möjligt med mycket stor sannolikhet fastställa om nämnda data är förvanskat. För mer info se Wikipedia.
Anbudsöppning
(Exempel på alert för ej öppnade anbud fråga på Mina sidor)
Upphandlaren klickar på den röda markeringen för Ej öppnade anbud och kommer då till projektlistan. I projektlistan är alla upphandlingar med oöppnade anbud markerade. Detta gäller både för Upphandlingsprojekt och Ny Annons.