Bevakare

  • Fliken Upphandlingar: Här visas bevakare på upphandlingar under en viss tidsperiod. Från början är listan inställd på att visa alla upphandlingar där sista anbudsdag ej passerats. Du kan välja ett gå bakåt i tiden upp till 3 år. Klicka på antalet för att se bevakare, skicka e-post, skriva ut eller exportera listan. Alla meddelanden skickas individuellt så att ingen mottagare ser vilka andra som meddelats.

 

  • Fliken Planerade upphandlingar: Listan visar bevakningar på planerade upphandlingar som har förhandsannonserats. Klicka på antalet (siffran) för att se vilka bevakarna är, skicka e-post, skriva ut eller exportera listan. Alla meddelanden skickas som hemlig kopia (BCC) där ingen mottagare ser vilka andra som meddelats.

 

  • Fliken Avtal: Här visas bevakare på avtal, varugrupper och dokumenttyper. En bevakare får automatiskt ett meddelande om när ett avtal går ut, tillkommer eller när en bilaga uppdateras eller tillkommer. Klicka på antalet för att se bevakare, skicka e-post, skriva ut eller exportera listan. Alla meddelanden skickas som hemlig kopia (BCC) där ingen mottagare ser vilka andra som meddelats.

 


Systemadministration

Administratörsrättigheter tilldelas av e-Avrop AB för en eller flera personer i din organisation. Administratörens uppgift är att lägga upp och underhålla systemets övergripande funktioner. Administratören bestämmer vem som får göra vad, vilka resurser och benämningar som ska finnas tillgängligt samt hur olika funktioner ska användas. 

En administratör kan lägga till användare i systemet med olika funktionsaccesser. Exempelvis kan administratören tilldela en användare rätten att göra upphandlingar. Denna person, upphandlaren, kan då starta ett eller flera upphandlingsprojekt och bjuda in andra användare i sitt projekt. Dessa personer kan inte i sin tur skapa upphandlingar mm utan har då bare de rättigheter som upphandlaren tilldelat den i de aktuella projektet.

 

  • Fliken Användare: I listan visas alla befintliga användare. Om du vill lägga till en ny användare klickar du på knappen "Användare" och skriver namn och e-post i formuläret som öppnas. Observera att e-postadressen måste vara till er domän. När du är klar klickar du på spara.  

    Om användaren redan finns registrerad på e-Avrop kopplas användaren nu mot er organisation. Om användaren inte finns skapas en ny användare. Inbjudan och inloggningsuppgifter mm skickas automatiskt till användaren via e-post.

    Om ni tar bort en användare kommer denne att finnas kvar som användare i e-Avrop men kopplas loss från er organisation.

 

  • Fliken E-anbud: 

    Anbud som lämnats elektroniskt krypteras alltid vid inlämningen. För att kunna öppna anbudet måste låset och nyckel för krypteringen vara känd.

    En anbudsgivare får alltid ut ett inlämningsbevis innan inlämningen avslutas. På detta inlämningsbevis står låset och nyckeln som behövs för att anbudet ska gå att öppna. Denna funktion avgör hur låset och nyckel ska hanteras.

    Om alternativet "Med krav på lås och nyckel" används måste anbudsgivaren skicka in inlämningsbeviset med låset och nyckeln för att ni ska kunna dekryptera anbudet vid anbudsöppning.

    Om alternativet "Utan krav på låst och nyckel" används behövs inte inlämningsbeviset för dekryptering av anbuden, systemet dekrypterar automatiskt anbudet vid anbudsöppning.

    Det finns inget som hindrar en kombination av ett krav på att skicka in ett underskrivet inlämningsbevis kombinerat med alternativet "Utan krav på lås och nyckel".

    Låset och nyckeln säkerställer att anbudet inte kan öppnas av obehöriga. Ett underskrivet inlämningsbevis är ett underskrivet elektroniskt anbud där en riktig namnteckning ersätter lösningar med installerade certifikat vilket gör det betydligt enklare för leverantören.

    Anpassa texten till dessa två olika alternativ. Texten visas för leverantören dels vid anbudsinlämningen, dels på inlämningsbeviset.

 

  • Fliken Tilldelning: 

    Tilldelningen är ett e-postmeddelande som skickas till alla anbudsgivare. I denna dialog kan du anpassa rubriken och texter i detta meddelande. Olika texter går till olika anbudsgivare beroende av hur långt de kommit i upphandlingen. 

    Rubrik
    Rubrik/ämne i e-postmeddelandet

    Meddelande till vinnare
    Går till alla vinnare och gäller för alla upphandlingsförfaranden utom direktupphandling/förnyad konkurrens

    Meddelande till icke vinnare eller diskvalificerade
    Går till alla som lämnat anbud men ej vunnit. Gäller för alla upphandlingsförfaranden utom direktupphandling/förnyad konkurrens

    Meddelande icke antagna
    Går till alla som ansök om att lämna anbud men ej kvalificerat sig. Gäller selektiv, urval och förhandlat förfarande. Värdena inom hakparentes ersätts med informationen i grunduppgifter. Myndighetens namn, Upphandlingens namn, Diarienummer och Upphandlarens namn. Meddelandet som skickas har också en länk som leder till de bilagor du har möjlighet att bifoga i tilldelningsprocessen.

    Vinnare direktupphandling/Förnyad konkurrens
    Går till alla vinnare i direktupphandling/förnyad konkurrensutsättning

    Icke vinnare eller diskvalificerade direktupphandling/Förnyad konkurrens
    Går till alla icke vinnare eller diskvalificerade i direktupphandling/förnyad konkurrensutsättning

    Vinnare direktupphandling/Förnyad konkurrens
    Går till alla vinnare i direktupphandling/förnyad konkurrensutsättning

    Instruktion i kontraktstilldelning
    Går till alla vinnare vid kontraktstilldelning och ska innehålla instruktioner till leverantören om signering av avtal etc.

 

 

  • Fliken Direktupphandlingsmodul: Beskrivning behövs

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Fliken Speglingar: Underlätta för era leverantörer genom att visa era aktuella upphandlingar på er egen hemsida. Underlätta också för de egna medarbetarna genom att lägga till sökfunktionen för avtal och bilagor på ert Intranät. HTML-koden för varje avsnitt visar vad er webansvarig måste lägga till er hemsida. Klicka på förhandsgranska för att se vad som kommer att visas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Fliken Upphandlingsprojekt: Här kan du byta ägare, kvalitetsansvarig och avtalsägare i era upphandlingsprojekt vilket är viktigt att göra om exempelvis någon ska sluta

 








 

Innehållshantering

Här kan ni skapa och redigera informationssidor ni vill ska vara tillgängliga på er startsida på e-Avrop.

 

 

 

 

 

 

 

 

Avtalsadministration

Text behöver göras om. Här visas alla avtal som har avvikelser. Som avvikelser räknas om organisationsnumret saknas, eller om företagsnamnet, så som det registrerats på Bolagsverket inte stämmer med organisationsnumret. Andra faktorer är om företagets kreditvärdighet är 3 eller mindre på en 10 gradig skala eller om företaget inte betalt sina skatter och avgifter, har skuldsaldo hos kronofogden eller om utnämning pågår. Via vår samarbetspartner Business Check kan ni utföra en komplett kontroll av alla viktiga aspekter för er affärsrelation med bolaget.

 

Rapporter

  • Fliken Avtal: Skapar en tabell över alla avtal med valda Kategorierer, Varugrupper och Ansvariga. Om exempelvis ingen Kategori valts ingår alla Kategorier.

    Periodiseringsintervall begränsar sökningen till de avtal vars periodiseringsdatum återfinns inom intervallet. Om inget intervall anges omfattar sökningen alla datum. Om exempelvis bara första datumet anges så begränsar sökningen till de avtal vars periodiseringsdatum är större än eller lika med detta datum. Resultatet kan exporteras till excel.

    Procedo-integration alla giltiga avtal aktiveras genom att kontakta e-Avrop.

 

 

 

  • Fliken Upphandlingar: 

    Rapporttyp

    Gantt (plan) - visar ett gantt-diagram över alla upphandlingsprojekt inom vald period.
    Att göra - visar en tabell med datum för kommande händelser för upphandlingsprojekt inom vald period.
    Nyckeltal - visar nyckeltal som antal och värde för upphandlingsprojekt inom vald period.
    Avvikelser - visar avvikelser som antal och ansvarig för upphandlingsprojekt inom vald period.
    Översikt - ger en samlingsrapport i excel över upphandlingsprojekt inom vald period.
    Direktmodul- beskrivning behövs.

    Omfång 

    Startade - Startade (skapade) upphandlingsprojekt under perioden. EJ avbrutna!

    Pågående - Pågående (aktiva) upphandlingsprojekt under perioden. Det vill säga, startat under perioden alternativt startat men inte avslutat innan perioden startat. EJ avbrutna!
    Avlutade - Arkiverade under perioden. EJ avbrutna!
    Avbrutna -Avbrutna upphandlingar.

    Period
    Du kan valfritt välja datum genom att klicka på datum-rutorna eller göra ett snabbval och klicka på skapa.

 

  • Fliken Avtalsuppföljning: Beskrivning behövs

 

 

 

 

 

  • Fliken Dialog avtal: Beskrivning behövs