Omfattning

Avsnittet beskriver hur du öppnar, kvalificerar och utvärdera anbud.

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

  1. Du måste ha ett konto på e-Avrop
  2. Du måste vara inloggad i e-Avrop upphandlingsstöd
  3. Du måste vara administratör i ett upphandlingsprojekt.

Från mina sidor

  • På Mina sidor under rubriken Visa i väljer du alternativet Pågående upphandlingar
  • Från Projektlistan väljer du den upphandling du vill arbeta med och klickar på länken
  • Klicka på önskat avsnitt i upphandlingens Checklista

Del av upphandlingens checklista

 

Anbudsöppning

I detta steg skapas öppningsprotokollet. Protokollet återfinner du under Dokument/Rapporter. Öppningsprotokollet skapas när du öppnat alla anbud och klickat på Spara nere till vänster

Oavsett om du valt att upphandlingen ska ha elektronisk anbudsinlämning eller inte i projektets grunduppgifter kan du registrera anbud manuellt genom att klicka på Lägg till nere till vänster.

Om du använder e-Anbud är öppningsförfarandet beroende av dina inställningar för e-Anbud. Dessa kan vara med krav på lås och nyckel eller utan krav på lås och nyckel. Läs mer här

För manuellt inkomna anbud får du själv ange datum för när anbudet inkom och öppnades.

Exempel på oöppnade och öppnade e-anbud

När ett anbud öppnas för första gången skickas ett meddelande till leverantören (den e-post som lämnat anbudet) om att anbudet öppnats.

Exempel på utskick första gången ett anbud öppnas

Även om du använder e-Anbud har du möjlighet att lägga in anbud som inkommit med posten. Klicka på knappen Lägg till nere till vänster för att lägga in anbud manuellt.

Kvalificering

Första gången du kommer till detta avsnitt är alla anbudsgivare automatiskt kvalificerade. Vi rekommenderar att du går direkt till utvärdering för att på så sätt endast behöva kontrollera vinnande anbud med avseende på kvalificeringskriterier och skatter och avgifter.

Kontroll

Om du har ett konto på Bisnode Kredit AB Kan du få en fullständig kreditupplysning på leverantören direkt i systemet.

Red (redigera)

Om du använder den elektroniska utvärderingsmodulen kan du öppna leverantörens svarsformulär för skakraven här. Om du använder e-modell och lagt till ett anbud manuellt måste du fylla i leverantörens svar med denna funktion. Leverantörens svar finns även som PDF under Dokument/Anbud

Exempel på kvalificeringsfasen

Anmärkning

Du kan ändra ett anbuds status genom att klicka på pennan till höger. Ej antagen är anbud som ansök om att få lämna anbud men inte kvalificerat sig. Kvalificerad (default) är anbud som går visare till utvärdering. Diskvalificerad kräver att du anger ett motiv. Diskvalificerade anbud ingår inte i utvärderingen men finns med på utvärderingsprotokollet som diskvalificerad

 Exempel, ändra ett anbuds status

Utvärdering

Om du använder e-Avrops utvärderingsmodul online kan du öppna leverantörens anbud genom att klicka på förstorningsglaset. Du kan också diskvalificera en leverantör på ett avsnitt om du använder delat anbud.

Om du använder bedömning

Om du använder bedömning som utvärderingsmetod genomför systemet en simulering vid anbudsöppningen genom att tilldela alla anbud mest gynnsamma bedömning. Du genomför sedan en detaljerad utvärdering av det potentiellt bästa anbudet.

Om något av de simulerade anbuden är bättre än det redan utvärderade anbudet, genomför du en detaljerad utvärdering även för detta anbud. Om jämförelsetalet i de simulerade anbudet inte kan vinna över anbuden som redan utvärderats, behövs ingen detaljerad utvärdering genomförs då vinst inte är möjlig.

En kontroll av ställda skakrav, eventuella intyg och bevis genomförs för vinnande anbud. Om anbudet klarar kontrollen och uppfyller alla krav är utvärderingen avslutad och vinnaren utsedd. Om anbudet inte klarar kontrollen diskvalificeras anbudet och en kontroll av näst bästa anbudet gör på samma sätt tills en vinnare kan utses.

Exempel på utvärdera anbud

 

Om du använder lägsta pris

Om du använder lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga utan bedömning är allt klart och vinnaren redan utsedd. Leverantörens svar finns även som PDF under Dokument/Anbud

När du är klar klickar du i rutan för Antal vinnare. Om avtalstypen är Ramavtal, enstaka köp kan du bara skriva en etta. Om du valt förnyad konkurrensutsättning eller rangordnat avtal kan du ange fler vinnare än en.

Förtydligande av anbud

Du kan begära in ett förtydligande av anbudet dels under kvalificeringen dels vid utvärderingen. Klicka på knappen Dialog för att öppna dialogen.

Lägg till mottagare, skriv ett ämne och en fråga. Klicka i textfältet vid rubriken svar och välj ett datum som är det senaste datum som frågan kan besvaras.Om du lämnar fältet tomt så kommer motparten ombeddas att svar omgående (A.S.A.P.)

Dialog vid förtydligande

När du skickar begäran så meddelas leverantören per e-post. Meddelandet innehåller en uppmaning om att leverantören måste logga in på e-Avrop och besvara frågan. I meddelandet finns även en direktlänk till leverantörens svarssida.

På sidan, beroende av om du begärt förtydligande i kvalificering- eller utvärderingsfasen, visas din utestående begäran om intyg. Klicka på länken under rubriken ämne för att se din begäran.

 

Av ikonerna framgår i vilket läge din begäran befinner sig.

Samtliga meddelande, både din begäran om förtydligande och eventuella svar kan även ses och öppna under Dokument/Meddelanden

För besvarade frågor sparas också i mappen för leverantörens anbud under Dokument/Anbud