Allmänt

Direktupphandlingsmodulen är självinstruerande och mycket enkel att använda. Användargränssnittet består av tre delar

Processteg och funktioner
Här navigerar du till och använder de funktioner som gäller för direktupphandling. Funktionerna är tillgängliga i en viss ordning som följer upphandlingsprocessen.

Kortfattad hjälp
Här hittar du en kortfattad beskrivning av den funktion som används för närvarande

Arbetsyta
Olika processteg ger olika funktioner. På arbetsytan återfinner du allt du ska fylla i för att kunna genomföra en direktupphandling.

Starta en ny direktupphandling

Om du har rätt att göra direktupphandlingar visas sidan för Ny direktupphandling så fort du loggar in på e-Avrop. Om du i stället för att göra en ny upphandling vill arbeta med någon av dina pågående upphandlingar klickar du på Projekt till vänster i menyn.

I första steget ombeds du att ange ett eller ett par nyckelord som beskriver din tänkta upphandling.

Systemet söker automatiskt efter dessa ord i era befintliga avtal för att eventuellt hitta en redan upphandlad leverantör av de du vill ha.

Dina nyckelord sparas i systemet och ingår i systemets rapporter. (intern information)

Skriv dina nyckelord och klicka på Nästa…

Avtal innehållande nyckelord hittades

Om systemet hittar ett eller flera avtal där ett eller flera av dina nyckelord förekommer visas dessa i en lista.

Genom att föra musen över avtalen i listan visas ett kort textstycke med de sammanhang som ditt nyckelord förekommer. Nyckelordet ör också grönmarkerat.

Om texten antyder att ni redan har ett avtal ska du klicka på företagsnamnet för att komma till avtalet i avtalsdatabasen.

Om inget avtal hittas eller om hittade avtal inte innehåller de du vill upphandla klickar du på Nästa..

Ange motiv
När du klickat på Nästa (ovan) kommer du till en sida där du ange ett motiv till direktupphandlingen innan du kan fortsätta.

Läs också hjälptexten/instruktionerna på sidan noga. Texten är skriven av de personer som ansvarar för direktupphandlingsfunktionen i din organisation.

Motivet sparas i systemet och ingår i systemets rapporter (intern information).

Grunduppgifter

Grunduppgifter är första steget. All information du anger här visas för presumtiva anbudslämnare.

A) Namn på upphandlingen
Nyckelorden du angav när du startade upphandlingen blir automatiskt namnet på upphandlingen. Om dina nyckelord inte passar som namn kan du ändra namnet här.

 

B) Visa annonsen för
Default värde är Alla. Med detta val markerat annonseras din upphandling som vanligt på e-Avrop.com och i eventuella speglingar på er egen hemsida. Efter att du annonserat upphandlingen får du en möjlighet att också rikta en inbjudan till utvalda leverantörer.

Om du markerar Endast inbjudna företag skickas upphandlingen endast till de företagen/mottagare du väljer. Upphandlingen kommer då inte att annonseras.


Efter att du sparat grunduppgifter kan du inte ändra hur upphandlingen ska presenteras. Det är ditt första val som gäller – visa för alla eller endast för inbjudna.

Bilagor

Du kan bifoga bilagor till din upphandling genom klicka på knappen Lägg till och Bläddra fram dokument på din hårddisk. Du kan också klicka på Välj mall och välja ett färdigt dokument från era mallar.

I upphandlingar som annonseras blir alla bilagor synliga för presumtiva anbudslämnare. I upphandlingar som riktas blir bilagorna synliga endast för de inbjudna företagen.

 

När upphandlingen annonserats/skickat (i nästa steg) blir alla ändringar du gör i bilagor omedelbart tillgängliga för alla anbudslämnare.

Du kan lägga till och ta bort bilagor fram t.o.m. sista anbudsdag.

Notera att du bearbetar alla dokument på din dator. När dokumenten är klara lägger du till det i upphandlingen.

Om du vill ta bort ett dokument klickar du på soptunnan.

Annonsering och Utskick

Beroende av om du annonserar upphandlingen eller om du riktar upphandlingen till utvalda företag visas olika gränssnitt i detta steg.

A) Alla (annonseras) Denna inställning innebär att upphandlingen blir publik och annonseras på
e-Avrop. Vem som helst han då hämta underlaget och lämna anbud. Upphandlingen kommer också att visas i eventuella speglingar på er hemsida.

Efter annonseringen (A) har du möjlighet att också bjuda in utvalda företag (B). Dessa får då ett epostmeddelande med en inbjudan och en länk till upphandlingen.

B) Endast inbjudna företag. Denna inställning i Grunduppgifter innebär att du endast kan skicka underlaget till de företag du själv bjuder in. Upphandlingen kommer inte att kunna ses eller hittas av andra.

Inställningen A eller B gör du i upphandlingens Grunduppgifter. Inställningen kan inte ändras efter att du sparat grunduppgifterna

A) Annonsering

Annonseringen är mycket enkel. Det är bara att klicka på knappen Annonsera för att det ska vara klart. Annonsering behöver bara göras en gång. Om du exempelvis går till steget Bilagor där du kan lägga till - radera och byta ut en bilaga i en annonserad upphandling - får din åtgärd genomslag omedelbart utan att du behöver annonsera igen.

När du annonserat akan du om du så önskar gå vidare till B) utskick av underlag

B) Utskick av underlag

Att bjuda in företag att delta i upphandlingen är enkelt och sker i 3 steg Sök – Lägg till och Skicka inbjudan.

1. Sök

Sökfunktionen för att bjuda in företag i upphandlingen utnyttjar dels uppgifterna i vårt användarregister dels informationen i er avtalsdatabas. Sökfunktionen är mycket kraftfull och söker efter matchning på flera ställen. Du kan ange org.nr ett namn, e-postadress, domännamn, postnummer, ort mm. Alla poster som innehåller dina sökord presenteras i listan under sökknappen.

2. Lägg till

I den övre lisan hittar du alla företag som motsvarar dina sökkriterier.

Markera kryssrutan Lägg till i den övre tabellen för de företag du vill bjuda in och klicka på knappen Lägg till.

Valda företag hamnar då i den undre listan.

3. Skicka inbjudan

I den undre listan – Valda kontakter - visas alla inbjudna företag.

Företag som har en stjärna under kontakt (se företag 2 i listan) har inget registrerat konto på e-Avrop.

När du klickar på knappen Skicka meddelas utvalda leverantörer via epost om att dom inbjudits att delta i din direktupphandling. Detta meddelande kan du se genom att klicka på knappen Förhandsgranska.  

Av statusen framgår om inbjuden leverantör läst sin inbjudan eller inte. Du kan också påminna en eller flera leverantörer om inbjudan genom att markera kryssrutan under Påminn och klicka på knappen Skicka på nytt.