Aktivitetsplan – manual för upphandlingar och avtal
Aktivitetsplanen är ett verktyg för att planera, strukturera och följa upp aktiviteter i samband med upphandlingar och avtal. Genom aktivitetsplanen får organisationen en samlad överblick över vad som ska göras, vem som ansvarar och när aktiviteter ska genomföras. Den fungerar både som ett operativt stöd i det dagliga arbetet och som dokumentation för uppföljning och spårbarhet över tid.
Aktivitetsplanen kan användas genom hela livscykeln, från tidig planering av en upphandling till löpande avtalsuppföljning och kontroll efter avtalstecknande.
Översikt över aktivitetsplanen
Aktivitetsplanen är uppdelad i tre huvudavsnitt.
Aktuella aktiviteter
Här visas alla aktiviteter som är aktiva och ännu inte avslutade. Dessa aktiviteter är pågående eller planerade och kräver åtgärd eller uppföljning.
Tidigare uppgifter
Här samlas aktiviteter som har avslutats och markerats som genomförda. Avsnittet fungerar som historik och ger möjlighet att i efterhand se vilka moment som har utförts.
Inaktiva aktiviteter
Här visas aktiviteter som är pausade, vilande eller ännu inte aktiverade. Dessa aktiviteter kan vid behov återaktiveras.
Varje aktivitet visas med information om aktivitetens namn, deltagare, planerat slut eller status, varaktighet, påminnelser, schema, eventuell repetitivitet samt status.
Skapa en ny aktivitet
För att lägga till en ny aktivitet i aktivitetsplanen väljer du Skapa aktivitet. Ett formulär öppnas där du anger hur aktiviteten ska utformas, följas upp och tilldelas ansvar.
Namn
Här anger du aktivitetens namn. Namnet bör tydligt beskriva vad aktiviteten avser, till exempel Planering av krav, Uppföljning eller Projektsstartsmöte. Namnet används i alla översikter och bör vara begripligt även vid senare uppföljning.
Typ av deltagare
Här väljer du hur ansvar ska tilldelas aktiviteten.
Specifik användare
Används när aktiviteten ska kopplas till en eller flera namngivna personer.
Roll
Används när ansvaret ska kopplas till en funktion, exempelvis Ansvarig upphandlare. Detta är särskilt lämpligt i längre upphandlingar och avtal där personal kan bytas ut, eftersom ansvaret då följer rollen och inte individen.
Välj roll
Om du valt Roll anger du här vilken roll som ska ansvara för aktiviteten. Alla användare med den rollen omfattas av ansvaret och får eventuella påminnelser.
Skapa en uppgift
Om detta alternativ är markerat skapas aktiviteten även som en uppgift för ansvarig användare eller roll. Uppgiften används för operativ uppföljning och säkerställer att aktiviteten inte enbart finns dokumenterad utan också blir utförd.
Schema och tidstyrning
Schemainställningarna styr när och hur aktiviteten ska genomföras.
En gång
Aktiviteten genomförs vid ett tillfälle, exempelvis ett möte eller en engångsuppföljning.
Återkommande
Aktiviteten upprepas med ett angivet intervall, till exempel årlig avtalsuppföljning eller kvartalsvis kontroll.
Planerad händelse
Aktiviteten är kopplad till ett särskilt moment i processen, till exempel efter tilldelningsbeslut eller vid avtalsstart.
Vid förändring
Aktiviteten triggas av förändringar, till exempel ändring eller förlängning av avtal.
Startdatum
Här anger du när aktiviteten ska starta. För engångsaktiviteter är detta normalt genomförandedatumet. För återkommande aktiviteter används datumet som startpunkt för schemaläggningen.
Varaktighet i dagar
Anger hur länge aktiviteten pågår från startdatum. Varaktigheten används för att visa när aktiviteten förväntas vara avslutad och om den ska betraktas som pågående.
Påminnelseintervall i dagar
Här anger du hur ofta påminnelser ska skickas till ansvariga. Påminnelser används för att säkerställa att aktiviteten uppmärksammas och följs upp enligt plan.
Beskrivning
I beskrivningsfältet kan du lägga till kompletterande information om aktiviteten, exempelvis vad som ska kontrolleras, vilka underlag som ska användas eller vilket resultat som förväntas. Informationen visas för alla med tillgång till aktiviteten och är särskilt värdefull vid revision och efterhandskontroll.
Status för aktiviteter
Varje aktivitet har en status som används för uppföljning och dokumentation. Status kan ändras löpande.
Pågående
Aktiviteten är aktiv och arbete pågår.
Ok
Aktiviteten är genomförd enligt plan.
Inte okej
Aktiviteten är genomförd men resultatet är inte tillfredsställande eller avviker från plan.
Inte gjort
Aktiviteten har inte genomförts.
Ska följas upp
Aktiviteten kräver ytterligare åtgärder eller fortsatt uppföljning.
Statusen påverkar om aktiviteten visas som aktuell, tidigare eller inaktiv.
Redigera och hantera aktiviteter
För varje aktivitet finns åtgärder för att redigera, ta bort, pausa eller återaktivera aktiviteten. Detta gör det möjligt att anpassa aktivitetsplanen om förutsättningarna förändras under upphandlingens eller avtalets gång.
Användning i upphandlingar
I upphandlingar används aktivitetsplanen exempelvis för att strukturera behovsanalys, framtagande av krav, intern granskning, annonsering, anbudsutvärdering, tilldelning och kontraktsskrivning. Aktivitetsplanen bidrar till tydlig ansvarsfördelning och minskar risken för att viktiga moment missas.
Användning i avtal
I avtal används aktivitetsplanen för avtalsuppföljning, uppstartsmöten, revisioner, kontroller, optioner, förlängningar och andra återkommande eller händelsestyrda moment. Planen fungerar som ett stöd för systematisk och dokumenterad avtalsförvaltning.
Genom att använda aktivitetsplanen skapas en tydlig struktur för ansvar, tidplan och uppföljning, vilket stärker både kvalitet, regelefterlevnad och spårbarhet i upphandlingar och avtal.