Omfattning

Denna funktion är tillgänglig och kan användas mellan Anbudsöppning och Arkivering.

Funktionen kan användas till att:

• Begära in förtydliganden
• Förhandla
• Genomföra förenklad kontroll

Användning

Dialog låter dig kommunicera med en eller flera anbudsgivare. Kommunikationen dokumenteras i upphandlingen och är spårbar. Funktionen är tillgänglig i stegen Kvalificera leverantör och Utvärdering

 A) Här väljer du mottagare. Endast anbudsgivare kan väljas som mottagare.

 B) Här anger du den sista dagen som meddelandet kan besvaras. Denna bortre gräns är viktig eftersom du inte kan vänta hur länge som helst på ett svar.

 C) Med detta val markerat tillåts leverantören bifoga en eller flera filer i sitt svar – annars inte.

 D) Här kan du bifoga filer från projektdokument, anbud och rapporter. Dessa bifogas meddelandet och kan öppnas och läsas av leverantören.

Bild 1 kommunicera med leverantören.

Meddelandet skickas som e-posts till mottagaren/ mottagarna med en länk till meddelande i systemet. Ämne och meddelande är som vid vanlig e-post. Du behöver inte skriva en hälsningsfras. Den läggs till automatiskt i meddelandet.

När du skickat ett meddelande – antingen i steget Kvalificera leverantör och/eller i steget Utvärdering – visas alla meddelanden du skickat i en lista på samma sida. Det framgår när du skickat meddelandet och den senaste tid då leverantören kan besvara ditt meddelande.

Bild 2 upphandlarens vy.

Leverantören får ditt meddelande per e-post med en uppmaning om inloggning i e-Avrop. När leverantören loggar in visas nedanstående bild på Mina sidor (för leverantören)

Bild 3 leverantörens vy.

Leverantören kan nu klicka på meddelandet och besvara det. Svaret är begränsat till max 5000 tecken. Om det är tillåtet att bifoga filer (Bild 1 [C]) kan en eller flera filer bifogas.

Som upphandlare kan du se om leverantören läst meddelandet. Det framgår också om meddelandet är besvarat.

 Bild 4 Meddelandet ej öppnat.

Bild 4 Meddelandet har öppnats.

Bild 4 Meddelandet har besvarats och fått en länk.

Ditt ursprungliga meddelande och leverantörens svar inklusive eventuellt bifogade filer kan nås på flera sätt i systemet. Du behöver bara klicka på länken i leverantörens svar för att se leverantörens svar och filer.

Din fråga och leverantörens svar sparas också i leverantöens anbudsmapp under Dokument/Anbud. Frågan och svaret sparas som en textfil (*.txt). Där hittar du också eventuellt bifogade filer.

Du kan också hitta hela konversationen inklusive bifogade filer under Dokument/e-post.