Inledning
Detta hjälpavsnitt kommer att gå igenom dem inställning och möjligheter som finns i e-Avrops e-Auktionslösning. Du kan använda e-Auktion oberoende upphandlingsform.
Förutsättningar
Nedanstående gäller under följande förutsättningar:
- Er organisation måste ha tilläggstjänsten e-Auktion.
- Du måste ha ett konto på e-Avrop
- Du måste vara inloggad i e-Avrop upphandlingsstöd
- Du måste ha tilldelats rättigheter för att skapa/administrera upphandlingar av din administratör i e-Avrop
Relaterade avsnitt
Nytt upphandlingsprojekt - Grunduppgifter - går igenom inställningsmöjligheterna i ett upphandlingsprojekt.
Innehåll
Grunduppgifter
Dateringar
Annonsering
Publicering av Auktion
Pågående budgivning
Stoppa Auktion och ändra i rapporten
Grunduppgifter
För att kunna genomföra en e-Auktion i e-Avrop så måste du först aktivera det i ditt upphandlingsprojekt, detta gör du ifrån Grunduppgifter fliken Inställningar. Inställningen du behöver kryssa i är Utvärdering – Online i systemet samt Avslutas med Auktion.
Dateringar
I datering hittar ni inställningarna för e-Auktionen, där kan ni ställa in när e-Auktionen ska starta samt sluta, regler för sänkningar samt förläningsregler.
Auktionen startdatum måste vara åtminstone 3 dagar efter utvärderingen men innan tilldelningen. Tidsspannet som syns inom (Parantes) i rubriken Inställningar auktion är dem datum som faller inom detta baserat på dem datum som är angivna i Tidsplanen.
När det kommer till sänkningsreglerna så kan ni ange ett minimalt sänknings intervall i antingen % eller enhet, och du kan ställa in olika för ordinarie tid och under förläningen.
Förlängningen fungerar så att om det är mindre än förlängningen kvar av auktionen så förlängs tiden men förlängningstiden. Dvs om det i exemplet ovan kommer in ett bud 14:50 så kommer tiden att förlängas med 15 minuter från det tidslag anbudet inkom till 15:05.
Annonsering
I samband med annonsering kan man med fördel bifoga bilagan ”Introduktion Auktion” som skapas automatiskt och innehåller information om hur auktionen kommer att gå till.
Se bilaga som exempel baserat på ovan inställningar.
Publicering av Auktion
När ni öppnat, kvalificerat samt utvärderat anbuden är det dags att publicera auktionen. Detta gör ni ifrån steget Auktion i Checklistan.
Steget Auktion innehåller en sammanfattning av dina inställningar för auktionen, samt ett meddelande formulär.
I fältet information har ni möjligheten att skriva in ett meddelande som kommer bli en del av utskicket i samband med att ni publiceras auktionen.
Observera att auktionen ska publiceras åtminstone 2 dagar innan auktionsstarten.
Efter att ni har publicerat auktionen så ändras sidan så att den istället visar en nedräkning till start av auktionen, samt möjligheten att stoppa auktionen.
Om ni väljer att stoppa auktionen, så går sidan tillbaka till tidigare där ni har möjligheten publicera den på nytt.
Tänk dock på att om budgivning har påbörjats så sparas det senast inkomna buden. Så om ni vill återställa även detta så kommer det beskrivas hur man går tillväga längre ned i detta avsnitt.
Pågående budgivning
Efter att auktionen har publicerats och auktionen startats ändras sidan
Auktion ytterligare en gång för att öppna upp möjligheten att skicka meddelanden till budgivare i realtid.
Som framgår av bilden ovan så visas ett meddelande som läggs i och uppdateras för leverantörer inom 20 sekunder på sidan för budgivning.
Det går att radera ett meddelande och då kommer det även att försvinna för leverantörerna, man ser enbart det senaste meddelandet, och det sparas ingen historik över meddelanden.
Det går enbart uppdatera ett meddelande under ordinarie löptid på auktionen.
Ni kan följa den pågående auktionen ifrån sidan utvärdering, där inkomna bud uppdateras i realtid direkt på huvudsidan samt på sidan jämför anbud som är åtkomlig därifrån.
Stoppa Auktion och ändra i rapporten
Om ni upptäcker att det blivit något fel i auktionen eller om ni av någon anledning vill stoppa auktionen för att göra ändringar, så kan tills dess att tiden för auktionen har passerat stoppa auktionen och göra eventuella ändringar.
Som t.ex. dra tillbaka ett felaktigt bud och ändra startbuden, detta gör ni efter att ni stoppat auktionen ifrån sidan Utvärdera anbud. Där ni helt enkelt redigerar jämförelsetalen till dem nya startbuden för auktionen, och sedan publicerar auktionen igen.
Efter att auktionen är genomförd och de sista buden inkommit så kan man få ut en Utfallsrapport samt en Resultat Auktion rapport, Utfallsrapporten finner ni på Auktionssidan, och den innehåller enbart lägsta startbud och lägsta stoppbud för dem olika delarna/grupperna i upphandlingen.
Resultatrapporten innehåller information om varje inkommit anbud.
Om man vill att ett bud inte ska synas i rapporten kan man ifrån sidan utvärdering efter budgivning klicka på knappen ”Ändra auktion” och då välja att inte visa dem bud som man vill dölja.
Man kan även ifrån rutan Ändra auktionen, Revokera auktionen enligt bild.