Lathund: Skapa och hantera formulär i e-Avrop

Denna guide visar steg för steg hur du skapar, bygger och publicerar formulär i e-Avrop.

1. Öppna formulärhanteringen

1. Gå till menyn Formulär i e-Avrop.

2. Välj flik beroende på syfte:

   • Avtalsformulär – används i avtalsmodulen.

   • Projektformulär – används i upphandlingsprojekt.

   • Avtalskategoriformulär – används för formulär kopplade till avtalskategorier.

2. Skapa ett nytt formulär

1. Klicka på Skapa nytt [typ av formulär].

2. I dialogrutan som öppnas:

   • Namn: Ett internt namn för att identifiera formuläret.

   • Titel: Det namn som användarna ser när de fyller i formuläret.

   • (Valfritt) Markera Gör tillgänglig för alla organisationer i portalen om formuläret ska kunna användas av flera organisationer i portalen.

3. Klicka på Skapa.

3. Redigera och bygga upp formuläret

När formuläret är skapat visas det i listan med status Inte publicerad.

1. Klicka på ✏️-ikonen för att öppna formuläret i byggläget.

Byggläget

I byggläget skapar du innehållet i formuläret.

Verktygsfältet (överst)

• Ögon-ikon – Förhandsgranskning av hur formuläret ser ut för användaren.

• Kugghjul – Inställningar för formuläret.

• Pilar för ångra/göra om – Backa eller upprepa en ändring.

• Förstoringsglas – Sök/Ersätt. Låter dig söka efter text i formuläret och ersätta den.

• Bokikon – Mallbibliotek. Öppnar en samling sparade mallar för att snabbt lägga till färdiga frågor eller avsnitt.

Lägg till innehåll

I byggytan visas rutan “Klicka för att skapa ett kort”.
Här kan du välja att lägga till:

• Textstycke – för rubriker, introduktioner eller förklarande text.

• Klistra in – för att snabbt infoga text från annat dokument.

Frågetyper

Dessa är de vanligaste frågetyperna:

1. Text – öppen fritextsvarsruta.

2. Ja/Nej-fråga – två val, används för enkla kravfrågor.

3. Textfråga – specifik fråga där svar ska ges som text.

4. Datumfråga – fält för att välja datum (t.ex. giltighetsdatum).

5. Flervalsfråga – användaren väljer ett eller flera alternativ från en lista.

Så här bygger du

1. Klicka i byggytan för att lägga till ett nytt kort.

2. Välj en frågetyp eller ett textstycke.

3. Fyll i frågetext, hjälptext och eventuella alternativ.

4. Markera om frågan ska vara obligatorisk.

5. Upprepa för att lägga till fler frågor eller textavsnitt.

6. Klicka på Spara när du är klar.

4. Publicera formuläret

1. När formuläret är klart klickar du på 📤-ikonen (Publicera) i översikten.

2. Formuläret får status Publicerad och blir tillgängligt att användas i projekt eller avtal.

5. Göra formuläret globalt (valfritt)

1. Klicka på 🌐-ikonen (Gör globalt) i översikten.

2. Formuläret blir då tillgängligt för alla portaler som använder e-Avrop.
   Detta är praktiskt för standardiserade formulär som ska delas brett.

6. Övriga funktioner i översikten

• ⬇️ Exportera – laddar ner formuläret för import till annan portal eller klient.

• 🗑️ Ta bort – raderar formuläret (möjligt endast om det inte används i aktiva projekt eller avtal).

Tips för bra arbetsflöde

• Använd konsekventa och tydliga namn och titlar för enkel igenkänning.

• Publicera först när du är helt nöjd med alla frågor.

• Om formuläret ska användas brett, gör det globalt redan från början.

• Om ett publicerat formulär behöver ändras, skapa en ny version istället för att redigera direkt, för att bevara historiken.