Genomföra avtalsförlängning i e-Avrop
Förutsättning: Du har behörighet att redigera avtalet.
Steg 1 – Öppna avtalet för redigering
Gå till Avtal.
Sök fram aktuellt avtal.
Klicka på Redigera avtal.
Du befinner dig nu i avtalets redigeringsläge och kan bland annat se avtalstider.
Steg 2 – Kontrollera grundläggande datum
I avsnittet Dateringar ser du följande fält:
Visas från Datum då avtalet börjar visas i systemet.
Giltig från Avtalets startdatum.
Fasta priser till Datum till och med vilket fasta priser gäller, om tillämpligt.
Giltigt till Nuvarande slutdatum för avtalet.
Larm Datum för påminnelse innan avtalet löper ut.
Innan du registrerar en förlängning ska du säkerställa att nuvarande Giltigt till stämmer och att larmdatum är korrekt satt.
Steg 3 – Registrera förlängningsoption
Under rubriken Förlängningsoptioner finns en tabell med följande kolumner:
Option Här anger du det nya slutdatumet för förlängningsperioden, exempelvis 2029-12-31.
Alarm Här kan du ange ett särskilt larmdatum för just denna förlängningsperiod.
Aktivera En kryssruta som används när förlängningen ska träda i kraft.
Så gör du:
Klicka på Ny förlängning om ingen rad finns.
Ange nytt slutdatum i kolumnen Option.
Ange eventuellt ett larmdatum för förlängningen.
Spara avtalet.
Du kan registrera flera förlängningsoptioner i förväg, exempelvis ett plus ett år.
Steg 4 – Aktivera en förlängning
När beslut om förlängning är fattat:
Gå till Redigera avtal.
I avsnittet Förlängningsoptioner, markera kryssrutan Aktivera på den aktuella raden.
Spara avtalet.
När en förlängning aktiveras kommer förlängningsoption med automatik utlösas så snart den ursprungliga avtalstiden löpt ut.
Steg 5 – Kontrollera uppdateringen
Efter att du sparat:
Kontrollera att Giltigt till nu visar korrekt kommande slutdatum. Säkerställ att larmdatum är korrekt satt inför nästa avtalsperiod. Kontrollera att rätt version är sparad, se versionsrutan uppe till höger.
Viktigt att tänka på
En förlängningsoption bör motsvara vad som anges i det ursprungliga upphandlingsdokumentet. Aktivering ska ske först efter formellt beslut enligt organisationens delegationsordning. Radera endast felaktigt registrerade optioner via papperskorgsikonen.
Vanliga scenarier
Förlängning ett plus ett år Registrera två separata optioner, exempelvis 2029-12-31 och 2030-12-31. Aktivera dem successivt när beslut fattas.
Larm inför förlängning Sätt larmdatum exempelvis tre månader före nuvarande slutdatum för att inte missa förlängningsmöjligheten.