Kommunikation
Funktionen Kommunikation används för strukturerad dialog inom ett upphandlingsprojekt eller kopplat till ett avtal. All kommunikation samlas i tydliga trådar, vilket säkerställer spårbarhet, ordning och enkel uppföljning.
Funktionen är tillgänglig både i upphandlingar och i avtal.
All kommunikation sparas och blir en del av projektets eller avtalets dokumentation.
Översikt
I vyn Kommunikation ser du samtliga trådar som är kopplade till aktuellt projekt eller avtal.
Överst i vyn finns följande funktioner:
Aktiva
Visar alla pågående trådar.
Arkiverade
Visar trådar som inte längre är aktiva men som finns kvar för dokumentation och historik.
Sök
Använd sökfunktionen för att hitta en specifik tråd genom att söka på exempelvis ämne eller innehåll.
Ny tråd
Startar en ny konversation.
Skapa ny tråd
När du klickar på Ny tråd öppnas ett dialogfönster där du skapar en ny konversation.
Ämne
Du måste ange ett ämne. Ämnet fungerar som rubrik för tråden och bör vara tydligt och beskrivande för att underlätta översikt och sökbarhet.
Fältet är obligatoriskt.
Meddelande
Här skriver du ditt meddelande. Beskriv ärendet tydligt för att underlätta vidare dialog.
Notifiera personer
Du kan skriva @ följt av en persons namn för att lägga till personer som ska notifieras i tråden. Den omnämnda personen får då en avisering.
Avbryt
Stänger fönstret utan att skapa tråden.
Skapa
Skapar tråden och publicerar meddelandet.
Arbeta i en tråd
När du öppnar en tråd visas hela dialogen i kronologisk ordning. Varje inlägg visar avsändare och tidpunkt.
Svara i tråden
Längst ned i tråden finns ett skrivfält där du kan skriva ditt svar.
Du kan:
Skriva ett meddelande
Använda @ följt av namn för att notifiera en specifik person
Bifoga filer
Skicka meddelandet
Alla svar sparas i tråden och blir en del av den dokumenterade kommunikationen.
Notifieringar med @
När du skriver @ följt av en användares namn skickas en notifiering till den personen.
Detta är särskilt användbart när:
En specifik person behöver uppmärksammas
Du vill säkerställa att någon agerar på meddelandet
Du riktar en fråga till en viss användare
Notifieringar bidrar till att kommunikationen blir effektiv och riktad.
Bifoga filer
Via knappen Bifoga fil kan du ladda upp dokument som hör till dialogen.
Bifogade filer blir en del av trådens historik och är tillgängliga för samtliga behöriga användare.
Detta är lämpligt exempelvis vid:
Delning av avtalsutkast
Förtydliganden
Beslutsunderlag
Kompletteringar
Redigera inlägg
Om du har publicerat ett meddelande kan det redigeras via redigeringsfunktionen på ditt inlägg. Ändringen sparas i tråden.
Fler alternativ i tråden
Via menyfunktionen i tråden finns ytterligare alternativ.
Tysta notifieringar
Du kan stänga av notifieringar för en specifik tråd om du inte vill få aviseringar om nya inlägg.
Stäng tråd
När dialogen är avslutad kan tråden stängas. En stängd tråd används inte längre för aktiv kommunikation men finns kvar som dokumentation.
Spårbarhet och dokumentation
All kommunikation i funktionen Kommunikation sparas och är spårbar. Detta är särskilt viktigt i upphandlingsprojekt och avtal där dialog kan behöva följas upp i efterhand.
Kommunikationen utgör en del av den samlade ärendehistoriken och bidrar till transparens, struktur och rättssäkerhet i processen.