Inledning grunduppgifter

När du startar ett nytt upphandlingsprojekt (Mina sidor/projekt/Ny upphandling) är grunduppgifter de första du få fylla i. Det är när grunduppgifterna sparas för första gången som projektet skapas.

Grunduppgifterna anger upphandlingens förutsättningar i fråga om upphandlingsform – utvärderingsmetod och anbudsinlämning mm. Alla förutsättningar kan ändras innan annonseringen. Efter annonsering kan du ändra vissa uppgifter – andra inte – allt beroende av hur långt in i upphandlingsprocessen du kommit.

Exempelvis kan du av förklarliga skäl inte byta upphandlingsform om du redan annonserat upphandlingen. Du inte heller ange att upphandlingen är planerad till ett visst kvartal i framtiden om upphandlingen redan är annonserad.

Du måste vara inloggad och i rätt projekt.

Logga in och välj projekt:
 1. Logga in
 2. Från Mina sidor klickar du på Projekt
 3. Klicka på projektnamnet i listan som visas 

 
 4. Klickar på Grunduppgifter ute till vänster i upphandlingens checklista.  

Välj avsnitt nedan:

-      Redigera upphandlingens benämningar, kodning, form eller förannonsering

-      Redigera avropssätt i avtalet, metod för anbudsinlämning och utvärdering och hantering av frågor och svar

-      Redigera upphandlingen generella beskrivning

-      Redigera vilka upphandlingen samordnas med.

Fliken Allmänt

Informationen på denna flik visas i annonsen för leverantören. Undantaget är upphandlingens värde som är intern information och som bara visas i era interna rapporter.

På denna flik namnger du upphandlingen - anger kategori och varugrupp för framtida gruppering av avtalet. Du väljer också upphandlingsform.

Ett unikt diarienummer genereras automatiskt men du kan också skriva ett eget om du föredrar det. För övriga funktioner på fliken se nedan:

 A) Värde
Värde är intern information som inte visas för leverantören. Du bör alltid ange värde. Värdet ingår i statistiken för bland annat nyckeltal. Om du inte vet värdet ska du göra en uppskattning. Du bör också uppdatera uppskattat värdet till verkligt värde efter avslutad upphandling.

B) RFI
RFI - Request For Information 
ska användas om du vill göra en marknadsundersökning innan du påbörjar upphandlingen.

C) Annonsering planerad till
Här anger du kvartal och år om du vill göra en nationell förhandsannonsering. Berörda prenumeranter på CPV kod meddelas. Leverantören kan också aktivera en meddelande när upphandlingen annonseras. Om värdet Inget anges sker inget förannonsering.

Fliken Inställningar

Inställningarna på denna flik påverkar presentationen av avtalet i avtalsdatabasen, utvärderingsmodell och anbudsinlämning samt hur frågor och svar hanteras i upphandlingen.

A) Avropssätt
Här anger du hur avtalet kommer att klassificeras och användas under avtalsperioden.

Avtal med en (1) leverantör ska väljas om avser att teckna avtal med en leverantör på hela upphandlingen eller en leverantör i varje del vida delat anbud.

Förnyad konkurrens ska väljas om du avser att teckna avtal med flera leverantörer som ska konkurrensutsättas vi senare tillfälle. Var noga med att välja en egen och unik varugrupp för denna typ av upphandling under fliken allmänt. Valet av varugrupp påverkar vilka avtal som visas – in nästa steg - när du genomför den förnyade konkurrensutsättningen.

Rangordnat avtal ska väljas om avser att teckna avtal med flera leverantören med en inbördes rangordning för avrop. Denna inställning kan kombineras med en övre gräns när förnyad konkurrensutsättning ska användas i stället för rangordning – så kallat komboavtal. Om inge övre gräns anges är avtalet endast rangordnat. Denna inställning påverkar hur avtalet presenteras i avtalsdatabasen.

B) Utvärdering
Inställningarna i detta avsnitt påverkar metoden för anbudsinlämning och metoden för att besvara underlaget. Olika inställningar ger olika metoder som spänner från inlämning av anbud i frankerat kuvert till helt elektroniska anbud. Hur olika inställningar påverkar din upphandling står utförligt beskrivet i informationsfältet. Du kan testa olika inställningar och själv se vad det ger för resultat i informationsfältet.

C) Frågor & Svar
Här bestämmer du hur frågor och svar ska hanteras i upphandlingen. e-Avrop on-line innebär att frågor och svar hanteras i systemet. Om du använder manuell hantering måste du beskriva i underlaget vart frågor ska skickas och bevaka dessa själv utanför systemet. 

Fliken Omfattning

På denna flik anger du en kortfattad beskrivning av vad du upphandlar. Denna beskrivning är en del av annonsen och kan läsas av leverantören. Texten ingår också som information om upphandlingen vid nationell förannonsering (se allmänt C)

Fliken Samordna

En grupp upphandlande myndigheter kan gå samman i en portal. Du kan samordna upphandlingar och avtal inom den portal du själv är medlem i. Leverantören uppfattar annonsen som att upphandlingen görs av dina valda portalmedlemmar men allt registreras hos dig i din upphandling.

Om du är medlem i en portal är det bara att markera de myndigheter du vill samordna upphandlingen med.