Omfattning

Avsnittet beskriver den webbaserade utvärderingsmodulen. Modulen klarar helt eller delat anbud, lägst pris och ekonomiskt mest fördelaktiga (Bästa pris-kvalite/Kostnad) kombinerat med rangordning.

Relaterade avsnitt

- Se Skakrav och utvärderingsanalys
- Se Skapa Skallkrav

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

  1. Du måste ha tilldelats rättigheten Upphandlare din administratör i e-Avrop
  2. Du måste ha valt anbudsinlämning Online i systemet i upphandlingens Grunduppgifter

Innehåll

Om utvärderingsmodellen
Gemensamma funktioner
IMPORTERA
SORTERA
KOPIERA FRÅN WORD OCH EXCEL
GRANSKA
BRÖDTEXT

Skapa Utvärderingskriterier
UTVÄRDERINGSFORM
ANTA ANBUD
PRISFRÅGA
TEXTSVAR
OBLIGATORISK OCH MAXPRIS/JÄMFÖRELSETAL
OMFATTNING
ANTAL
ENHET

Utvärderingsmetoder
METODEN BILAGA
METODEN KRAV
HUR SKA KRAV ANVÄNDAS?
METODEN MÄTNING
METODEN DEKLARATION
METODEN BEDÖMNING

 

Om utvärderingsmodellen

Valet av utvärderingsmodell sätter gränser för utformningen av upphandlingsdokumentet. Upphandlingsdokumentet är i sin tur är helt avgörande för vilka anbud som inkommer och vilka egenskaper dessa anbud har. Utvärderingsmodellen står därför i centrum i alla upphandlingar och är i och med det den enskilt viktigaste faktorn vid upphandling.

e-Avrop använder bara så kallad monetär utvärdering eller vikt genom prissatt kvalitet där alla utvärderingskriterier är prissatta. Utvärderingen påverkar sedan anbudets pris som ett påslag för andelen ej uppfyllt mervärde och/eller som ett avdrag för andelen uppfyllt mervärde. Anbudet får då ett nytt pris, så kallat jämförelsetal. Lägst jämförelsetal vinner upphandlingen. De olika avdragen och eller uppräkningarna är utvärderingskriteriernas vikt.

Gemensamma funktioner

Utvärderingsmodulen innehåller en funktion för skakrav och en funktion för utvärdering. Detta avsnitt behandlar gemensamma funktioner för dessa.

  Importera

Du kan importera skakrav och utvärderingskriterier från alla tidigare upphandlingar. Du kan filtrera på ansvarig upphandlare, avropssätt, varugrupp och publiceringsår.

Om du har ständigt återkommande krav är det lämpligt att du skapar en upphandling som du döper till Mall. I denna upphandling skapar du de skakrav och utvärderingskriterier som ofta återkommer. Du får på så sätt möjlighet att snabbt skapa en utvärdering med era standardkrav mm.

Importerad modell ersätter tidigare skakrav och eller utvärderingskriterier.

   Sortera

Med denna funktion kan du sortera ordningen på skakrav och utvärderingskriterier. Klicka på knappen Sortera. Ta tag i stycket med musen och dra det till den position det ska vara på och släpp det där.

Numreringen på det insorterade stycket ändras inte i detta läge. Klicka på knappen sortera en gång till och dina skakrav /utvärderingskriterier är sorterade enligt dina önskemål, nu mer rätt numrering.

   Kopiera från Word och Excel

Med hjälp av verktyget Klista in kan du snabbt och enkelt föra in flera krav samtidigt, du kan läsa mer om hur detta verktyg fungerar och hämta mallar för import av krav i denna guide Klistra in Skakrav och Utvärdering

OBSERVERA

Om ditt formulär har ca 100 rader eller mer kan det upplevas som mycket långsamt.

  Granska

Med denna funktion kan du förhandsgranska hur ditt formulär ser ut för leverantören. Formuläret som kommer upp är fullt fungerande. När du klickar på knappen Spara så stängs formuläret utan att sparas. Vi rekommenderar att du använder denna funktion för att kontrollera dina skakrav och utvärderingskriterier innan du publicerar upphandlingen. 

   Brödtext

Nu kan du lägga till brödtext i både skakrav och utvärdering. Funktionen innebär att du kan göra bättre beskrivningar utan att avsnittet utvärderas.

Brödtext kan lämpligen användas som ingress i varje nytt avsnitt och övergripande klargöra vad du förväntar dig av leverantören.

 

Tillbaka till Innehåll 

____________________________________________________________

Skapa Utvärderingskriterier

Från upphandlingsprojektets Checklista väljer du Skapa utvärdering

Med denna funktion skapar ett webbaserat formulär där leverantören besvarar upphandlingens prisfrågor och eventuella utvärderingar.

Utvärderingsform

I utvärderingsmodulens meny kan du välja mellan antingen Lägsta pris (Pris) eller Ekonomiskt mest fördelaktiga (Bästa pris-kvalite/Kostnad). De sistnämnda formlerna är en förutsättning för att kunna använda andra utvärderingskriterier än pris.

Anta anbud

I utvärderingsmodulens meny kan du välja mellan att anta Helt eller Delat anbud. En grupp innehåller en eller flera specifikationer som leverantören lämnar pris på. Vi helt anbud vinner en leverantör alla grupper. Vid delat anbud, görs en beräkning för var och en av alla grupper där lägsta pris/ekonomiskt mest fördelaktiga jämförelsetal anbudet vinner gruppen.

Exempel på vyn med en prisfråga och ett utvärderingskriterium

Prisfråga

Här anger du vad leverantören ska prissätta. Specifikationen ska formuleras så att pris lämnas för en (1) enhet. Antalet anges under Antal.

Textsvar

Kryssrutan Text svar ska markeras om du vill att leverantören, förutom pris, också ska kunna ange en text för att beskriva varan/tjänsten.

Obligatorisk och maxpris/jämförelsetal

Om kryssrutan Obligatorisk är markerad innebär det att pris är obligatorisk information. Detta kan kombineras med ett Maxpris som leverantören ej kan överstiga. Lämna Maxpris tomt för att inte begränsa priset.

Om kryssrutan Obligatorisk inte är markerad innebär det att prisuppgiften är frivillig. Fältet som tidigare var maxpris blir nu Jämförelsetal Jämförelsetalet visar med hur mycket leverantörens bud kommer att belastas om denne inte kan offerera denna position. Funktionen används i första hand i sortimentsutvärderingar där man inte kan kräva att alla leverantörer ska alla artiklar i sitt sortiment men man vill ändå att alla leverantörer ska kunna lämna anbud.

Omfattning

Med denna funktion slår du av och på den automatisk beskrivningen av vad leverantören förväntas lämna pris på. Beskrivningen visar om prisfrågan är obligatorisk, om maxpris eller jämförelsetal använts.

Av och på funktionen har införts på begäran av våra användare för att slippa upprepningar i svarsformuläret om flera liknande prisfrågor ingår.

Vi rekommenderar att du använder granska funktionen för att se hur formuläret ser ut för leverantören med den automatiska beskrivningen av och påslagen

Antal

Under Antal anger du hur många enheter av specificerad vara/tjänst som förfrågan gäller. Totalpris beräknas av systemet som Antal x Pris

Enhet

Om du dubbelklickar på Enhet får du upp standarden för enhetsbenämningar enligt SFTI. Du kan även välja att ange en egendefinierad enhet.

 

 Tillbaka till Innehåll 

____________________________________________________________

Utvärderingsmetoder

En utvärdering påverkar anbudets pris i ett så kallat jämförelsetal. En utvärdering ger en uppräkning eller ett avdrag på jämförelsetalet, så kallad utvärdering i monetära termer. Lägst jämförelsetal är bäst.

Ett avdrag är en belöning för andelen uppfyllt mervärde. En uppräkning är en bestraffning för andelen ej uppfyllt mervärde. Det har ingen betydelse, för utgången, om du använder avdrag eller påslag. Det kan emellertid synas mer sympatiskt att belöna någon för att dom är bra med ett avdrag i stället för att bestraffa någon med en uppräkning för att dom är dålig.

En grundförutsättning för att kunna använda utvärdering och ta hänsyn till andra kriterier än pris är att använda utvärderingsformen Ekonomiskt mest fördelaktiga

För att lägga till ett utvärderingskriterium klickar du på vågen (inringad med rött)

Ikon för lägg till utvärdering

Nedanstående dialog visas där du kan välja bland 6 olika metoder:

Dialog för val av utvärderingsmetod

  • Bilaga & Krav kan bara väljas om du klickar på våg-ikonen för en grupp.
  • Mätning och Deklaration är objektiva egenskaper där leverantören utvärderar sig själv.
  • Bedömning - Linjär/Ickelinjär skala är subjektiv och görs av upphandlaren.

Metoden Bilaga

Med denna metod kan du ställa skakrav på att en viss bilaga ska bifogas anbudet. Bilagan bifogas i samband med anbudsinlämningen och måste ingå för att leverantören ska få ett godkänt anbud.  Denna funktion kan användas oavsett om du tillåter filer eller inte i upphandlingens grunduppgifter.

Exempel på krav på bilaga i utvärdering

Metoden Krav

Med denna metod kan du ställa skakrav i utvärderingsmodulen. Kraven kan vara av 2 typer. Krav som leverantören skall acceptera eller krav som upphandlaren bedömer om leverantören klarar.

Krav kan bara läggas till direkt under en grupp. Om kravet inte är uppfyllt diskvalificeras hela anbudet om det är helt anbud. Om det är delat anbud diskvalificeras leverantören i gruppen.

  •  Metoden kan vara både objektiv och subjektiv.

Exempel på skakrav i utvärdering

Kryssrutan Textsvar innebär att leverantören förutom värde får skriva en kommentar.

 

Hur ska krav användas?

Leverantören intygar

Med alternativet markerat blir kravet ett skakrav på samma sätt som i skakravsbilagan. Denna variant ska främst användas vid delat anbud om du har behov av att ställa specifika krav som är kopplade till en grupp/del eller för att ställa skakrav i steg 2 i selektiv, urval . förhandlade upphandlingar.

OBS - Tänk på att krav på denna nivå, i utvärderingsbilagan, är kopplade endast till den grupp där dom används. Skakrav i skakravsbilagan gäller alla grupper.

Bedöms av upphandlaren

Med alternativet markerat blir kravet ett kvalificerande krav där upphandlaren fäller avgörandet. Ett exempel på ett sådant krav är ”Systemet måste vara lättanvänt och intuitivt” Man får naturligtvis beskriva hur man kommer att testa detta och vad som krävs för att nå ”rätt” nivå.

 

Metoden Mätning

Mätning är en utvärderingsform där anbudsgivaren anger ett värde som motsvarar ett kvantifierbart mått som varan/tjänsten besitter. Värdet begränsas av storleken på mätningens Min och Max och måste ligga mellan dessa värden. Angivet värde resulterar i en fördefinierad uppräkning och/eller avdrag som står i relation till de angivna värdet.

  • Metoden är objektiv.

Exempel på utvärderingsmetoden Mätning

Kryssrutan Textsvar innebär att leverantören förutom värde får skriva en kommentar.

I ovanstående exempel tar vi hänsyn till kostnaden att köra bilen genom att ta med kostnaden för bränsle i beräkningen. Uppställningen är baserad på 10 bilar som kör 10 000 mil där bränslet kostar 14 kr/liter. Det ger en kostnad, Kr/dl, på 140 000. En bil som drar 0,6 l/mil får då ett jämförelsetal som beräknas enligt följande:

  • Jämförelsetal= (6 dl/mil * 10 bilar * 140 000 kr/dl)

Det aktuella fordonet får lägga en kostand på 840 000 till bilens pris som en kostnad för bränsleförbrukning.

Metoden Deklaration

Deklaration är en utvärderingsmetod där leverantören väljer/deklarerar ett värde från en fördefinierad lista. Varje post i listan har en text som beskriver deklarationen och ett värde som visar hur mycket jämförelsetalet påverkas. Värdet kan vara positivt eller negativt och resultera i en uppräkning eller ett avdrag på jämförelsetalet.

  • Metoden är objektiv.

Exempel på utvärderingsmetoden Deklaration

Kryssrutan Textsvar innebär att leverantören förutom värde får skriva en kommentar.

Leverantören besvarar deklarationen genom att välja ett värde från en lista som upphandlaren definierat. För att skapa/redigera definitionen klickar du på länken för Definition

Dialog för att definiera deklarationer

Modellens namn är ett internt namn som visar dig vilken modell du valt för en viss deklaration. Alla skapade modeller är tillgänglig i alla deklarationer i upphandlingen. Du kan lägga till och ta bort rader i definitionen

Förändringen av jämförelsetalet beräknas enligt följande:

  • Jämförelsetal = Pris + angivet värde.

Om leverantören väljer att leverera bilen med sommar och dubbdäck, för leverantören göra ett avdrag från sitt pris på 60 000.

Metoden Bedömning

Bedömning är en utvärderingsform där upphandlaren bedömer en vara eller tjänsts egenskaper enligt en fastställd definition. Bedömningen påverkar jämförelsetalet med det värde som står angivet i definitionen av bedömningen.

Utvärderingen påverkar jämförelsetalet beroende av hur mycket eller litet mervärde som offererats. Med mervärde avses de egenskaper anbudet besitter eller saknar utöver de krav som ställs som skakrav. Bedömningen görs av upphandlaren eller en referensgrupp men du kan själv simulera bedömning för att avgöra vad du får för slutpoäng (jämförelsetal) vid olika utfall.

  • Metoden är subjektiv.

Exempel på utvärderingsmetoden Bedömning

Kryssrutan Textsvar innebär att leverantören förutom värde får skriva en kommentar.

Leverantören kan simulera sin poäng vid olika bedömningar när han lämnar anbud. Den slutgiltiga bedömningen görs av upphandlaren. I samband med bedömningen kan upphandlaren skriva en kommentar och motivera sitt beslut.

För att skapa/redigera definitionen klickar du på länken för Definition

Dialog för att definiera bedömning

Modellens namn är ett internt namn som visar dig vilken modell du valt för en viss deklaration. Alla skapade modeller är tillgänglig i alla bedömningar i upphandlingen. Du kan lägga till och ta bort rader i definitionen

Till skillnad från deklaration som har ett definierat värde per val så har bedömning ett värde för hela kriteriet. Detta värde kan vara ett avdrag eller ett påslag som ett fast värde. Det kan också vara en procentuell uppräkning.

Bedömning med fast värde

Förändringen av jämförelsetalet beräknas enligt följande:

  • Jämförelsetal = (Bedömd poäng/Maxpoäng) * Fast värde

Bedömning med procentuell uppräkning

Förändringen av jämförelsetalet beräknas enligt följande:

  • Jämförelsetal = 1-(Bedömd poäng/Maxpoäng) * Leverantörens pris

 

 Tillbaka till Innehåll