Denna funktion

Avsnittet beskriver administratörsfunktionerna och dess betydelse för e-Avrop upphandlingsstöd. 

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

  1. Du måste ha ett konto på e-Avrop
  2. Du måste vara inloggad i e-Avrop upphandlingsstöd
  3. Du måste ha tilldelats rättigheten Administratör av e-Avrop AB

Administratörens uppgift

Administratörens uppgift är att lägga upp och underhålla systemets övergripande funktioner. Administratören bestämmer vem som får göra vad, vilka resurser och benämningar som ska finnas tillgängligt samt hur olika funktioner ska användas.

 

Administrera e-Avrop

Från Mina sidor klickar du på Systemadministration under rubriken Våra uppgifter.

 Observera att funktionen bara visas om du tilldelats rättigheten Administratör av e-Avrop AB

 

Användare

En administratör kan lägga till användare i systemet med olika funktionsaccesser. Exempelvis kan administratören tilldela en användare rätten att göra upphandlingar. Denna person, upphandlaren, kan då starta ett eller flera upphandlingsprojekt och bjuda in andra användare i sitt projekt. Dessa personer kan inte i sin tur skapa upphandlingar mm utan har då bara de rättigheter som upphandlaren tilldelat den i de aktuella projektet.

För ytterligare information om Användare hänvisar vi till hjälpavsnittet under fliken Användare

 

Dokumenttyp och Varugrupper

Dokumenttyp och varugrupp används i första hand för filtrering av avtal i avtalsdatabasen men även som information i annonser. Skillnaden är att vid publicering av avtal kan bara de upplagda dokumenttyperna och varugrupperna väljas från rullisten medan i en annons kan både dokumenttyp och varugrupp skapas av upphandlaren om den saknas. Dessa sparas då bara för den aktuella upphandlingen och påverkar inte listan med de av administratören godkända dokumenttyperna eller varugrupperna.

Anledningen till att dokumenttyp och varugrupp måste administreras är att vi inte ska få flera dokumenttyp eller varugrupp som beskriver samma sak, exempelvis varugrupperna Transporter och Frakter. Vid sökning i avtalsdatabasen skulle an användare av avtal inte hitta alla avtal vid filtrering på varugrupp eftersom flera varugrupper avser samma typ av avtal.

 

e-Anbud

Anbud som lämnats elektroniskt krypteras alltid vid inlämningen. För att kunna öppna anbudet måste låset och nyckel för krypteringen vara känd.

En anbudsgivare får alltid ut ett inlämningsbevis innan inlämningen avslutas. På detta inlämningsbevis står låset och nyckeln som behövs för att anbudet ska gå att öppna.

Denna funktion avgör hur låset och nyckel ska hanteras. Om det första alternativet markerats, Med krav på lås och nyckel, måste leverantören skicka in inlämningsbeviset. Upphandlaren kan då skriva in låset och nyckeln som står på inlämningsbeviset och öppna anbudet. Om inlämningsbeviset inte inkommer kan anbudet inte öppnas.

Om det andra alternativet markerats, Utan krav på lås och nyckel, ser e-Avrop till att anbudet kan öppnas efter sista anbudsdag. Detta alternativ gör att låset och nyckeln inte behövs för att anbudet ska gå att öppna.

Det finns inget som hindrar en kombination av ett krav på att skicka in ett underskrivet inlämningsbevis kombinerat med alternativet Utan krav på lås och nyckel.

Låset och nyckeln säkerställer att anbudet inte kan öppnas av obehöriga. Ett underskrivet inlämningsbevis är ett underskrivet elektroniskt anbud där en riktig namnteckning ersätter lösningar med installerade certifikat vilket gör det betydligt enklare för leverantören.

Texten för de valda alternativet visas extra tydligt för leverantören dels vid anbudsinlämning dels på inlämningsbeviset under rubriken underskrift.

 

Regler

En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att:

  • Sista anbudsdag ej passerat
  • Leverantören är registrerad och inloggad på e-Avrop
  • Leverantören är prenumerant på upphandlingsdokumentet

Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att:

  • Sista anbudsdag ej passerat
  • Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades

En upphandlare kan öppna leverantörens anbud förutsatt att:

  • Sista anbudsdag har passerat
  • Upphandlaren är registrerad och inloggad på e-Avrop
  • Upphandlaren är registrerad som upphandlare på den enhet som publicerat upphandlingsdokumentet
  • Upphandlaren har tillgång till informationen i inlämningsbeviset om systemet är konfigurerat för inlämning med krav på lås och nyckel

 

Tilldelning

Vid utskick av tilldelningsbesked finns 3 meddelande. Det första går till vinnande anbud/en. Det andra går till anbudsgivare som inte vunnit. Det tredje går anbudssökande vid selektiv och urvalsförfarande som ansök om att få lämna anbud men ej blivit antagna.

Samtliga 3 texter kan redgeras och utgör meddelandet till leverantörerna som kan kombineras med anbudssammanställning och utvärderingsprotokoll mm.

 

Spegling

Speglig gör att olika delar av e-Avrop kan infogas på er hemsida eller på Intranätet. Det finns 4 speglingar för sökfunktionen för avtal och 3 olika speglings funktioner för upphandlingar.

Speglingen underlättar både för medarbetare och presumtiva anbudsgivare eftersom direkt kan se och göra inställningar av de som söker efter utan att klicka på en länk som leder till en annan webbsida.

Klicka på förhandsgranska för att se hur en viss speglingsfunktion skulle se ut på er hemsida. HTML-koden för varje avsnitt visar vad er webansvarig måste lägga till er hemsida för att speglingen ska fungera.

 

 Exempel på spegling från www.kramfors.se

 

Bra att veta

  • Varje avsnitt har ett eget hjälpavsnitt uppe till höger i rubriken för avsnittet.
  • Rättigheten Administratör kan endast aktiveras av e-Avrop AB.
  • Minst 2 administratörer rekommenderas.
  • Speglingar ökar användarvänligheten och gör att dina upphandlingar lättare hittas, och får bättre placering på Google, Yahoo, Bing och andra sökmotorer på Internet.