Omfattning

Avsnittet beskriver alla aspekter för hur avtal skapas, underhålls samt arkiveras.

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

  1. ESPD måste vara aktiverad för er licens (Detta är en tilläggstjänst som inte ingår i grundutbudet.)
  2. Du måste vara inloggad i e-Avrop med rättigheten Upphandlingsprojekt

 

Uppsättning och Navigering av ESPD formuläret

För att kunna använda ESPD i e-Avrop på ett projekt så behöver du först välja att aktivera ESPD på det aktuella upphandlingsprojektet som du vill nyttja den på. Detta gör du från Grunduppgifter på det aktuella projektet, se nedan

  1. Från Grunduppgifter på det aktuella projektet navigera dig fram till fliken Inställningar
  2. Därifrån kan du aktivera alternativet "Använd ESPD", tryck därefter på spara för att spara inställningen

Bild 1, visar Använd ESPD alternativet i Grunduppgifter

3. Nu när ESPD är aktiverad, kan vi konfigurera ESPD formuläret för den aktuella upphandlingen, detta gör ni genom att gå till steget Anpassa ESPD i Checklistan

4. Ni möts då av följande vy:

 

Bild 2, Visar ESPD formuläret och de navigeringsmöjligheter som återfinns däri


A) Importera en tidigare sparad ESPD
B) Exportera ESPD formuläret som en XML fil
C) Ni kan med ögat förhandsgranska hur det kommer att se ut för leverantören när dem ska fylla i formuläret
D) Ni kan här byta språk för formuläret mellan Svenska och Engelska
E) Menyn till vänster kan ni nyttja för att snabbt navigera mellan olika
F) Med dessa flikar kan ni navigera er mellan de olika avsnitten i ESPD
G) Detta är huvudfönstret för ESPD som visar ESPD formuläret

5. Det obligatoriska kraven i ESPD är förkryssade och går inte att bocka ur, men det frivilliga uppgifterna kan ni aktivera genom att navigera fram till dem i huvudfönstret (Se bild 2, E), och sedan aktivera det genom att kryssa i rutan markerade i bilden nedan.

Bild 3, Visar ett icke Obligatoriskt ESPD krav och rutan man aktiverar kravet med

6. När ni aktiverat ett krav så får ni en upp den expanderade vyn för det aktuella kravet

Bild 4, Visar den expanderade vyn för ett ESPD krav

7. Den expanderade vyn visar hela fråga och de svarsalternativ som leverantören får när dem ska svara på frågan. Med länken (A) Mer information, så kan ni även få fram möjligheten att lägga in instruktioner till leverantören och även se information om kravet som från eCertis. 

8. Ni döljer informationen från eCertis igen med Dölj information (B)

Bild 5, Visar ett expanderat ESPD krav där man framhävt informationen från eCertis

9. ESPD formuläret sparas löpande så fort ni gör en ändring, så när ni är nöjda med det krav och instruktioner som ni har angivit så kan ni gå till nästa steg i Checklistan.

 

 

Kvalificering av leverantörer

Denna del kommer att gå igenom hur du granskar ett inkommit ESPD svar från leverantören.

1. Efter sista anbuds/ansökningsdag är det nu dags att granska det inkomna ESPD formulär från leverantörerna, detta gör vi från steget Kvalificera leverantör i e-Avrop 

Bild 6, Visar Kvalificera leverantör steget i e-Avrop

2. Från Kvalificera leverantör i e-Avrop så klickar ni på Ikonen (A) under kolumnen ESPD för att öppna ESPD bilagan för den aktuella leverantören.

3. Ni presenteras då med leverantörens ifyllda ESPD formulär i sin helhet, med samma navigeringsmöjligheter som ni hade när ni lade upp ESPD formuläret. (Se Bild 2, med tillhörande beskrivning)

4. Ni kan utöver att granska de inkomna svaren här även lägga in kommentarer och bedöma svaren från leverantören.
Observera att det inte är nödvändigt att bedöma kraven för att kunna komma vidare i processen, men att ikonen (A) på översiktssidan indikerar statusen på kraven i ESPD. 

Bild 7, Visar Bedömningsrutan samt kommentarsmöjligheten i kvalificeringsvyn för ESPD formulär

 

5. För att eventuella ändringar som ni gör när ni granskar ESPD svaren är det viktigt att ni trycker på spara knappen i menyn. För annars kommer eventuella ändringar ni gjort inte att spara till skillnad från när ni upprättar ESPDn.

Bild 8, Visar topp menyn varifrån man kan spara och 

6. För att backa ut igen klickar ni på knappen Tillbaka, 

7. Om ni föredrar så går det även att granska ESPD bilagan som en PDF fil, ni finner denna bilaga under Dokument - Anbud i respektive leverantörs mapp