Omfattning

Avsnittet beskriver alla aspekter för hur frågor, svar och meddelanden fungerar i en upphandling.

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

1. Du måste ha ett konto på e-Avrop
2. Du måste vara inloggad i e-Avrop upphandlingsstöd
3. Du måste ha tilldelats rättigheten Upphandlare din administratör i e-Avrop

 

Aktivera funktionen

Funktionen kan användas dels om du väljer att annonsera direkt, dels i ett upphandlingsprojekt.

Om du vill använda frågor och svar på Internet när du annonserar en upphandling direkt utan att upphandlingen föregås av ett projekt, markerar du alternativet Ställs och besvaras på Internet under rubriken Frågor & Svar.

Här anger du också datum för sista dag att ställa frågor. Om inget datum anges används sista anbudsdag som sista dag för frågor. Datumet för sista dag att ställa frågor visas i annonsen.

 

Om alternativet Ställs och besvaras på Internet inte markerats få du hantera frågor och svar med en egen metod. Dateringen för sista dag att ställa frågor används dock i annonsen ändå.

 

I ett upphandlingsprojekt bestämmer du hur frågor och svar ska hanteras i projektets grunduppgifter. Markera alternativet e-Avrop on-line under fliken Inställningar i projektets grunduppgifter för att aktivera webbaserade frågor och svar.

Sista dag för att ställa frågor hanteras i projektets funktion för dateringar.

 

Hur frågor ställs och besvaras

När frågor och svar aktiverats kan frågor ställas av leverantören direkt i upphandlingens annons på Internet.

 

Leverantören klickar på Ställ en fråga och får då upp nedanstående frågeformulär

 

Frågan formuleras direkt i annonsen och när frågeställaren klickar på Skicka fråga distribueras frågan omedelbart till ansvarig upphandlare dels via e-post dels som en alert på Mina sidor.

 

 Exempel på leverantörsfråga distribuerad via e-post till upphandlaren

 

Exempel på alert för obesvarad fråga på Mina sidor

 

Upphandlaren klickar på länken/den röda markeringen för Obesvarade frågor och kommer då till projektlistan. I projektlistan har alla upphandlingar med obesvarade frågor en siffra under symbolen för frågor längst till höger (se bild).

Detta gäller både för upphandlingsprojekt och annons direkt.

 

Här kan upphandlaren redigera, besvara eller radera frågan. Upphandlaren klickar på pennan för att redigera och besvara frågan.

Besvarade frågor distribueras omedelbart via e-post till frågeställaren och till alla som tidigare hämtat upphandlingen. Frågor, svar och meddelanden blir en del av den publicerade annonsen.

 

Här kan upphandlaren skicka ett meddelande utan att det föregåtts av en fråga. Meddelande fungerar annars på samma sätt som frågor och svar i allt annat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bra att veta

  • Varje avsnitt har ett eget hjälpavsnitt uppe till höger i rubriken för avsnittet.
  • Frågor visas först när de besvarats. Upphandlaren kan redigera leverantörens fråga och skriva ett svar. Svaret behöver inte skickas omedelbart utan kan sparas och bearbetas flera gånger innan det slutligen skickas.
  • När svaret skickas blir frågan och svaret en del av annonsen. Det krävs ingen inloggning för att ta del av informationen.
  • Alla frågor och svar loggas i upphandlingen och kan sparas hem som fil
  • Leverantörens ursprungliga fråga loggas också. Även om den redigerats av upphandlaren
  • Det är kostnadsfritt för leverantören att hämta och bevaka upphandlingar. Det är också kostnadsfritt för leverantören att ha ett konto på e-Avrop.