Göra en ändringsbegäran för ett befintligt avtal
Om du som leverantör behöver begära en ändring i ett av dina avtal gör du detta direkt i e-Avrop, via avtalsöversikten. En ändringsbegäran kan till exempel avse uppdaterade kontaktuppgifter, komplettering med bilagor eller en kommentar till ansvarig upphandlare om vad du vill ändra i avtalet.
Steg 1: Öppna dina avtal
Logga in i e-Avrop.
Gå till vänstermenyn.
Klicka på Avtal.
När du klickar på Avtal kommer du till en översikt där du ser de avtal som du är kopplad till, till exempel avtal där du står som kontaktperson.
Steg 2: Välj vilket avtal du vill ändra
På sidan Våra avtal visas en lista över dina giltiga avtal. I listan ser du bland annat:
Avtalsparter (vilka organisationer avtalet gäller)
Upphandlare (kontakt hos upphandlande organisation)
Er referens (leverantörens kontaktperson i avtalet)
Område (avtalsområde och eventuell indelning)
Giltighetstid (till vilket datum avtalet gäller)
För att göra en ändringsbegäran väljer du rätt avtal i listan och klickar på Ändra (pennsymbolen) längst till höger på samma rad.
Steg 3: Öppna dialogen för ändringsbegäran
När du klickat på Ändra öppnas sidan Dialog rörande avtal.
Högst upp på sidan ser du vilket avtal ändringsbegäran gäller, till exempel:
Kategori
Avtalsparter
Upphandlare
Om du vill granska avtalet innan du skickar din begäran kan du klicka på Gå till avtalet....
Steg 4: Fyll i din ändringsbegäran
På sidan kan du skapa en ändringsbegäran genom att fylla i en eller flera av följande delar.
4.1 Föreslå ny kontaktinformation
Under rubriken Föreslå ny kontaktinformation kan du föreslå ändringar av leverantörens uppgifter i avtalet, till exempel:
Organisationsnummer
Företagsnamn
Adress
Postnummer och ort
Kontaktperson för avtalet
Kontaktperson för order
E-post och telefonnummer
Fyll i de fält som ska ändras. Du behöver inte fylla i uppgifter som redan är korrekta.
4.2 Föreslå nya bilagor
Om du vill komplettera avtalet med ett dokument (till exempel en ny prisbilaga, produktlista eller annan avtalsbilaga) gör du detta under rubriken Föreslå nya bilagor.
Klicka på Välj fil och välj dokumentet på din dator.
Skriv en kort Beskrivning av bilagan, så att upphandlaren förstår vad dokumentet avser.
Klicka på Spara bilagan.
Bilagan kopplas då till din ändringsbegäran.
4.3 Meddelande/kommentar till ansvarig upphandlare
Under rubriken Meddelande/kommentar till ansvarig upphandlare skriver du vad ändringsbegäran avser.
För att underlätta hanteringen rekommenderar vi att du beskriver:
Vad du vill ändra
Bakgrund till ändringen
Om ändringen ska gälla från ett visst datum
Om du har bifogat en bilaga som stöd för ändringen
Steg 5: Skicka in ändringsbegäran
När du är klar klickar du på knappen Skicka ändringsbegäran längst ner till höger.
Ändringsbegäran skickas då till ansvarig upphandlare för hantering.