Allmänt

När du tidsplanerar ditt projekt kan du under hela projektets gång ändra dina dateringar. Förutsättningen är dock att de processteg vars datum du vill ändra inte genomförts i systemet. En någorlunda riktig och genomtänkt tidsplaneringen i upphandlingsprojektet är viktig. Inte minst för att få någon nytta av rapportfunktionen. Gantschemat, att göra listor och avvikelserapporter är alla kopplade mot vart i upphandlingsprocessen din upphandling befinner sig i förhållande till din tidsplan. Det är bara om din tidsplanering (framtida) är rimlig som systemets lägesrapporter blir användbara i någon verklig mening.

All tidsplanering sker mot upphandlingens nyckeldatum. Systemet ger dig en uppsättning nyckeldatum som ska anges. Vilka nyckeldatum som ska anges varierar med och är beroende av valt upphandlingsförfarande.

Du måste vara inloggad och i rätt projekt.

 

Logga in och välj projekt:

  1. Logga in
  2. Från Mina sidor klickar du på Projekt
  3. Klicka på projektnamnet i listan som visas 

 

 

  4. Klicka på Dateringar ute till vänster i upphandlingens checklista.

 

Tidsplan

Bilden visar tidsplaneringen för enstegsupphandling (t.ex. förenklat) och för tvåstegsupphandlingar (t.ex .selektiv). Tidsplanen ändras beroende av vald upphandlingsform. Om du skapat en tidsplan och efter det byter upphandlingsform nollställs tidsplanen och måste anges på nytt.

Här hittar du alla delmoment i den valda upphandlingsformen som är möjliga att tidsplanera. Det första datumet är alltid satt, Upphandlingen skapad, och kan av förklarliga skäl inte ändas.

När du anger datum kan du antingen klicka på datumet och får då välja datum ur en kalender eller så kan du ange antal dagar som ska gå mellan de processteg du står på och nästa. Datumet räknas då fram automatiskt.

Dateringsfunktionen är mycket flexibel. Det enda krav som finns när det gäller dateringar är att anbudsinlämning och anbudöppning inte kan vara samma dag. Anbudsöppning kan tidigast ske dagen efter sistaanbudsdag.

Alla dateringar i detta avsnitt kan användas i löpande text i Word som kopplingar. För mer information om kopplade Worddokument kan ni läsa detta hjälp avsnitt e-Avrop koppla dokument

Aktiviteter

Under utförda aktiviteter får de en liten sammanställning som visar hur du ligger i tid i projektet. Värdena i denna lista förändras vartefter projektet fortskrider.

Denna information används också för att generera rapporter som då omfattar flera upphandlingar.

 

 

Övriga anbudsrelaterade dateringar

Bilden nedan visar övriga dateringar för en tvåstegsupphandling. Precis som tidsplanen ovan ändras dateringarna i denna funktion beroende av valt förfarande. Då bilden visar ett tvåstegsförfarande ska sista datum för frågor anges för både sista ansökningsdag och sista anbudsdag.

Alla dateringar i detta avsnitt kan användas i löpande text i Word som kopplingar. För mer information om kopplade Worddokument kan ni läsa detta hjälp avsnitt e-Avrop koppla dokument 

Avtalsdateringar

Dessa dateringar behöver inte anges – exempelvis om du gör ett enstaka köp. Men det kan vara bra av praktiska skäl. Sista steget i upphandlingsprocessen är avtalspublicering. Om du angett alla dateringar i grunduppgifter flyttas dessa över automatiskt vid avtalspubliceringen.

Som alla dateringar kan du använda dessa som kopplad information i löpande text. För mer information om kopplade Worddokument kan ni läsa detta hjälp avsnitt e-Avrop koppla dokument

Larm kopplade till datum

Ett eller flera larm kan anges med denna funktion. Larmen skickas som e-post till valda projektdeltagare natten innan aktuellt larmdatum. Larmen visas också i kalendern på mina sidor hos respektive mottagare efter inloggning på mina sidor.

Vilka datum syns för Leverantören?

Datumen som syns för leverantören finner ni i steget Annonsering/Annonsering (TED) i e-Avrop. 

Men i skrivande stund är det följande datum som visas i annonsen.

  • Annonsering (Tidplan)
  • Sista anbudsdag (Tidplan)
  • Dag för sista fråga anbud (Övriga anbudsrelaterade dateringar)
  • Anbudet bindande t.o.m (Övriga anbudsrelaterade dateringar)

Att tänka på dock är att många om till och med inte samtliga datum i Dateringar går att koppla i dokument som du tillför upphandlingen, vilket gör att ni kan välja att visa dessa datum för leverantörerna om ni vill.