Den här texten beskriver vilka kommunikationsvägar som finns i e Avrop, när de ska användas och hur de journalförs och syns. Syftet är att ge ett praktiskt stöd under upphandling och avtalshantering, med fokus på spårbarhet, likabehandling och intern kontroll.
Grundprinciper
Likabehandling och spårbarhet: All extern kommunikation som rör upphandlingen ska vara spårbar och tillgänglig i ärendet.
Rätt kanal för rätt ändamål: Välj kanal utifrån mottagare, rättssäkerhet och behov av offentlighet eller sekretess.
Notifieringar och logg: Systemet notifierar berörda parter och loggar tidpunkt, avsändare, mottagare och innehåll.
Sekretesshantering: Där det är tillämpligt kan meddelanden, svar och bilagor sekretessmarkeras enligt gällande regelverk.
Kommunikationsvägar under upphandling
Meddelande, utskick till alla intresserade leverantörer
Syfte: Snabbt nå alla leverantörer som hämtat förfrågningsunderlaget.
Användning: Ändringar eller kompletteringar i upphandlingsdokument, förlängd anbudstid, rättelser.
Mottagare och synlighet: Går till samtliga som hämtat dokumenten, publiceras i upphandlingsärendet.
Fördelar: Säkerställer likabehandling och att alla får samma information samtidigt.
Tips: Bifoga reviderade dokument och markera versioner tydligt.
Frågor och svar
Syfte: Hantera leverantörsfrågor och publicera myndighetens svar.
Användning: Otydligheter i krav, tolkningar, praktiska frågor om inlämning.
Mottagare och synlighet: Publiceras i ärendet och blir synligt för samtliga anbudsgivare, frågeställaren anonymiseras normalt.
Fördelar: En enhetlig plats för frågor som minskar risken för sidokanaler.
Tips: Sätt sista frågedag i tidplanen och uppdatera löpande, hänvisa till specifika punktnummer i underlaget.
Epost, intern och extern
Syfte: Kontakta en definierad mottagargrupp via epost från ärendet.
Användning: Inbjudan till informationsmöten, tekniska supportfrågor som inte påverkar konkurrensen, intern samordning.
Mottagare och synlighet: Valfria epostadresser, meddelanden arkiveras i ärendet för spårbarhet.
Fördelar: Flexibelt och välkänt format.
Viktigt: Använd inte epost för selektiv sakinformation som kan rubba likabehandlingen, använd Meddelande eller Frågor och svar i stället.
Dialog, under kvalificering och utvärdering
Syfte: Rättssäker, spårbar dialog med enskild anbudsgivare för förtydliganden eller kompletteringar enligt tillämplig rätt.
Användning: Inhämta klargöranden, begära förtydliganden i kvalificeringshandlingar eller anbud, avhjälpa otydligheter.
Mottagare och synlighet: En till en kommunikation som loggas i ärendet.
Fördelar: Stöd för styrd och dokumenterad kommunikation utan att påverka övriga anbudsgivare.
Tips: Var tydlig med svarstid, exakt vilka uppgifter som efterfrågas och hur svar ska lämnas, format och bilagor.
Internt, projektanteckningar
Syfte: Dokumentera interna överväganden och instruktioner.
Användning: Beslutsmotiveringar, arbetsfördelning, kontrollpunkter.
Synlighet: Endast för behöriga användare hos den upphandlande organisationen.
Fördelar: Samlar intern kunskap och stödjer efterhandskontroll.
Anteckningar på dokument
Syfte: Kontextuella kommentarer kopplade till ett visst dokument, till exempel kravspecifikation eller mall.
Användning: Förklara ändringar, hänvisa till rättspraxis, notera versionsskäl.
Synlighet: I ärendet, kopplat till dokumentet, behörighetsstyrt.
Fördelar: Kommentarer följer dokumentets livscykel och ökar spårbarheten.
Clips kommentarer
Syfte: Samredigering och granskningskommentarer i Clips dokument.
Användning: Textarbete i upphandlingsdokument, krav, utvärderingsmodeller, mallar.
Synlighet: Inom projektet, versionshistorik och ansvar följer dokumentet.
Fördelar: Effektiv intern samproduktion med tydlig revision.
Kommunikation
Syfte: Ett utökat kommunikationsverktyg.
Användning: Strukturerade konversationer, ärenderubriker, rollstyrning, SLA stöd och kompletterade loggfunktioner.
Synlighet: Enligt behörighet, all aktivitet journalförs i upphandlingsärendet.
Fördelar: Förfinad styrning och uppföljning där det är kravställt i upphandlingen.
Kommunikationsvägar under avtal
Avtalsdialog
Syfte: Kommunikation mellan parterna i ett specifikt avtal.
Användning: Beställningar inom ram, leveransfrågor, avvikelser, förlängningar, index eller prisjusteringar enligt avtalsvillkor.
Synlighet: Kopplad till avtalet, blir del av avtalsakten.
Fördelar: Håller all avtalsrelaterad kommunikation samlad och spårbar.
Kommunikation,
Syfte: Samma utökade funktionalitet som under upphandling, men kopplat till avtalsobjektet,
Fördelar: Möjliggör strukturerad och rättssäker avtalsförvaltning.
Internt, avtalsanteckningar
Syfte: Intern dokumentation kring avtalet.
Användning: Tolkningar, risknoteringar, uppföljningspunkter, mötesminnen, möjlighet att tillföra underlag.
Synlighet: Endast för behöriga internt, journalförs i avtalet.
Snabbguide, välj rätt kanal
Situation | Rekommenderad kanal | Varför |
|---|---|---|
Rättelse eller förlängning av anbudstid | Meddelande | Alla berörda nås samtidigt, säkrar likabehandling |
Otydlig kravpunkt i underlag | Frågor och svar | Fråga och svar synligt för alla, minskar sidoinformation |
Förtydligande av enskilt anbud | Dialog | Spårbar en till en kommunikation i rättssäker form |
Inbjudan till informationsmöte | Epost, eller Meddelande om alla ska bjudas | Flexibelt, välj Meddelande om samtliga leverantörer ska nås |
Intern beslutsmotivering | Internt | Endast för behöriga, stöd för efterhandskontroll |
Spårbar kommentar i ett visst dokument | Anteckningar eller Clips kommentarer | Följer dokumentet och dess versioner |
Frågor under avtalets löptid | Avtalsdialog | Håller all kommunikation per avtal samlad |
Notifieringar, loggning och export
Notifieringar: Mottagare kan få epostnotiser och eller aviseringar i systemet.
Händelselogg: Tid, avsändare, mottagare och innehåll journalförs. Bilagor sparas tillsammans med meddelandet.
Export: Kommunikation kan exporteras som del av akten, upphandling eller avtal, för diarieföring och arkivering.
Behörigheter: Synlighet och åtkomst styrs av roller och behörigheter i e Avrop.
Råd för säker och effektiv kommunikation
Konsekvent kanalval: Information som påverkar konkurrensen ska alltid gå via Meddelande eller Frågor och svar, inte selektiva utskick.
Tidsstyrning: Sätt och håll tider för sista frågedag och svarsdeadline i dialog.
Tydliga rubriker: Använd ärenderubriker och hänvisa till punktnummer i underlaget eller avtalet.
Bilagehantering: Bifoga reviderade dokument och ange versionshistorik.
Sekretess: Använd sekretessmarkering där det är motiverat och dokumentera skälen internt.
Exempel,
Leverantör ställer fråga och detta hanteras i Frågor och svar. Underlaget behöver rättas och ett reviderat dokument publiceras via Meddelande till alla som hämtat underlaget. Ett anbud kräver förtydligande och en riktad Dialog skickas med tydlig deadline. Den interna motiveringen av ändringen dokumenteras i Internt eller som Anteckning på berört dokument.
Exempel, avtal
En begäran om förlängning enligt en viss avtalsbestämmelse hanteras i Avtalsdialog, underlag bifogas. Inför prisjustering görs en intern riskbedömning i Internt. Kravställd uppföljning och SLA hanteras i Kommunikation enligt upphandlingens krav.